U kent het wel: een open vacature en een berg sollicitatiebrieven en CV’s. En dan maar daaruit die ene talentvolle persoon selecteren. Niet altijd makkelijk maar er zijn er allerlei instrumenten om daarbij te helpen: de CV’s zelf, persoonlijkheids testen, cognitieve vaardigheids testen, sollicitatiegesprekken en werkopdrachten zoals een casus. In een ideale wereld zou je alle instrumenten die voorspellend zijn voor toekomstig succes in een baan (alle instrumenten die dus “valide” zijn) willen inzetten, door alle kandidaten laten doorlopen, en dan de kandidaat kiezen die de hoogste score heeft op de combinatie van al deze instrumenten. Zo’n methode zou het grootste kans met zich meebrengen dat je iemand aanneemt over wie je later tevreden bent.

Helaas is dit vrijwel nooit mogelijk. Het is veel te kostbaar en tijdrovend om 100 kandidaten te interviewen of een werkopdracht te laten uitvoeren (voor zowel de organisatie als voor de kandidaten!). Daarom wordt er vrijwel altijd gekozen om een sollicitatieprocedure te laten bestaan uit verschillende rondes waarin kandidaten afvallen. Maar het blijft dan een puzzel hoe zo’n procedure vorm te geven Welke volgorde van selectie instrumenten moet worden gebruikt? En moeten tussen de rondes veel kandidaten ertussenuit worden gefilterd of juist weinig? In de praktijk is daar weinig kennis over en worden beslissingen hierover voornamelijk genomen op basis van praktische overwegingen. Maar er is onderzoek dat (door middel van computer simulaties) heeft laten zien hoe je een “meerdere ronde” procedure zo kunt inrichten dat je minimaal inboet op succes in het vinden van de juiste kandidaat.

Dit onderzoek laat ten eerste zien dat het het beste is om in eerdere rondes de meest valide instrumenten in te zetten en in de latere rondes de minst valide instrumenten (het liefst heb je natuurlijk in alle rondes sterk valide instrumenten, maar sommige instrumenten zijn nou eenmaal meer valide dan andere). Als je in eerdere rondes namelijk laag-valide instrumenten gebruikt, worden er te snel kandidaten uitgefilterd die eigenlijk wel geschikt zijn voor de functie. Grote kans dat je dan dus je talenten laat lopen. Als je toch om praktische redenen genoodzaakt bent een minder valide instrument in te zetten in eerdere rondes, kun je het beste een mild filter gebruiken en minstens 60% van de kandidaten door naar de volgende ronde laten gaan. Neem bijvoorbeeld een semi-gestructureerd interview en een werkopdracht. De meeste sollicitatiegesprekken zijn semi-gestructureerde interviews die een matige voorspellende waarde hebben voor toekomstig succes (en dus matig valide zijn). Een werkopdracht (zoals een casus die sollicitanten moeten oplossen) is doorgaans sterk voorspellend voor iemands toekomstige succes in een baan (en is dus sterk valide). Het is dan het beste om eerst de casus in te zetten en daarna pas het interview. Maar als een casus wegens een te grote tijdsinvestering voor de kandidaten liever in latere rondes wordt afgenomen onder een kleinere groep kandidaten, doet een organisatie er goed aan om minstens 60% van de kandidaten die ze interviewt, te laten doorgaan naar de casus.

Als tweede liet het onderzoek zien dat, hoe strenger je bent in eerdere rondes van de selectieprocedure (dus hoe meer kandidaten er in die ronde afvallen), hoe meer invloedrijk de instrumenten in die ronde zullen zijn in het bepalen van wie de baan wordt aangeboden. Dan kun je er maar beter voor zorgen dat de validiteit van je eerdere ronde hoog is. Dit kan door het combineren van meerdere bronnen van informatie. Dus bijvoorbeeld door, bij het screenen van CV’s, te kijken naar alles dat voorspellend is voor toekomstig succes (opleidingsniveau, relevante ervaring, motivatie) en dit combineren met andere instrumenten zoals een psychometrische test, referentie checks, et cetera. Ook is het gebruik van een zo’n objectief mogelijke methode om informatie over een kandidaat te evalueren (bijvoorbeeld een numerieke beoordelingsschaal voor de verschillende elementen uit iemands CV) een manier om de validiteit van die ronde te verhogen. Pas als je de validiteit van de eerste ronde op zulke manieren weet te verhogen, kun je je veroorloven om in deze ronde streng te zijn over wie er naar de volgende ronde mag.

Tenslotte liet het onderzoek ook zien dat het altijd verstandig is om je uiteindelijke beslissing niet alleen te baseren op de scores in de laatste ronde, maar om de scores in vorige rondes ook mee te laten wegen. Dit is echter nog relevanter als je in eerdere rondes mild bent geweest en een hoog percentage hebt laten doorgaan naar latere rondes. Vanaf het doorlaten van zo’n 50% van de kandidaten wordt het des te belangrijk om scores in de eerste rondes mee te wegen in je uiteindelijke beslissing.

Samengevat geeft dit onderzoek dus de volgende handige aanknopingspunten om een selectieprocedure met meerdere fasen goed in elkaar te zetten: Probeer juist in de eerste rondes valide instrumenten in te zetten. Voor zover dit niet kan is het verstandig om weinig kandidaten in deze eerdere rondes af te laten vallen en in latere rondes de scores van de eerdere rondes ook mee te wegen in de beslissing. Op deze manier is je sollicitatieprocedure niet alleen efficient maar maak je grote kans om uit die berg CV’s een kandidaat te kiezen die later goed blijkt te presteren. En daar gaat het natuurlijk om.

Bron:
Sackett, P. R., & Roth, L. (1996). Multi-stage selection strategies: A monte carlo investigation of effects on performance and minority hiring. Personnel Psychology, 49(3), 549-572