English text below

Thuis werken: enige tips & tricks

Hoe productief thuis te werken? Hoewel sommige van jullie deze vraag misschien ergens in het verleden ook al regelmatig hebben gesteld, dwingen de recente ontwikkelingen met betrekking tot Covid-19 ons nu om een ​​antwoord te vinden. Wat nog belangrijker is, die ontwikkelingen dwingen ons om niet alleen het antwoord voor een paar dagen te vinden, maar waarschijnlijk voor een langere periode. Als onderdeel van onze focus op digitaal proberen we als GDBC een gids te bieden die zowel technische als organisatorische / sociale aspecten behandelt. Misschien is dit de eerste keer dat u vanuit huis werkt, misschien bent u al redelijk bekend met het werken - in ieder geval parttime - vanuit huis. Desalniettemin klinkt het werken vanuit huis of vanuit het "thuiskantoor" misschien eenvoudig en leuk, maar het brengt een andere reeks uitdagingen met zich mee dan het werken vanuit een kantoor. Maar welke uitdagingen zou je kunnen stellen? Natuurlijk zijn je collega's er niet om je te storen met een korte vraag, en niemand stormt je kantoor binnen of sleept je bij je beeldscherm weg. Maar hoe zit het met jezelf? Wat als je het plan krijgt om een ​​korte afleiding van het werk te krijgen en 45 minuten later merk je dat je een video van 15 minuten bekijkt van een man die zijn dak schoonmaakt met een hogedrukreiniger? Niet erg glamoureus om toe te geven, maar ja dat is de auteur in het verleden overkomen.Met dit artikel willen we u helpen om het meeste uit deze situatie te halen en een reeks richtlijnen te behandelen van zowel de technische kant als meer sociale en / of organisatorische aspecten van werken vanuit het thuiskantoor. We zullen onder andere verschillende technologieën behandelen die van pas zullen komen (telefoons met ruisonderdrukking) en software (videochats). Bovendien gaan we in op de meer sociale aspecten van thuiswerken en komen we in op onderwerpen als het toewijzen van een werkplek, het stellen van deadlines, het inrichten van de dag en het douchen. We hopen dat we u met deze uitgebreide richtlijn kunnen helpen om het meeste uit uw situatie thuis te halen.

De technische kant

Vanuit technisch oogpunt zijn er twee belangrijke aspecten van productief thuiswerken, de eerste is de hardware en de tweede is de software. We zullen hier beide aspecten behandelen.

1. Hoofdtelefoon (ruisonderdrukking)

De hardware die je nodig hebt voor je tijd in het thuiskantoor is een koptelefoon. Die koptelefoon heeft bij voorkeur ook een ruisonderdrukkingsfunctie voor het geval er hinderende achtergrondgeluiden zijn zoals een bouwplaats, kinderen of iets anders. Hoewel we zeker de ups en downs van het luisteren naar muziek tijdens het werk kunnen bespreken, vermindert het gewoon opzetten van een koptelefoon al de achtergrondgeluiden tijdens het werken en verhoogt het je concentratievermogen. Als u ze nog niet in uw bezit heeft, is een contactloze levering misschien een optie voor u.

2. Wi-Fi-bereikvergroter

Het kan zijn dat uw Wi-Fi-netwerk is ingesteld voor uw gezin en dat de woonkamer de beste verbinding heeft, maar op de een of andere manier is een andere kamer misschien beter om thuis te werken. In dat geval kan het bestellen van een range extender voor uw Wi-Fi-verbinding uw mogelijkheden om thuis te werken echt vergroten. Als u ze nog niet in uw bezit heeft, is een contactloze levering misschien een optie voor u.

3. Bureaustoel

Misschien is dit je eerste poging in het thuiskantoor. In dat geval zal het hebben van een fijne en comfortabele stoel je zeker helpen om het moreel hoog te houden. Een goede stoel helpt je om rechtop te zitten en productief te zijn zonder je rug te bezeren. Een optie is het nemen van een comfortabelere stoel van de eettafel als tussenoplossing.

4. Videochats (camera, microfoon en software)

Verbinding maken met anderen is nodig, omdat vergaderingen virtueel gaan plaatsvinden en je zeker van tijd tot tijd sociaal contact wilt hebben. Tegenwoordig hebben de meeste laptops camera's en microfoons ingebouwd. Als de jouwe dat niet heeft, kunnen de meeste telefoons ook worden gebruikt voor videochats. Softwarematig is er een scala aan verschillende producten beschikbaar en misschien biedt uw bedrijf zelfs al een gevestigd systeem aan, zoals Skype-business of Microsoft Teams. Als dat niet het geval is, is Skype een van de gemakkelijkst te gebruiken en ook beproefde tools. Dit softwarepakket verbindt al meer dan tien jaar mensen over de hele wereld. U kunt zowel video- als audiogesprekken voeren, een chatfunctie hebben en het handigste is dat u uw scherm op de andere persoon kunt projecteren (bijvoorbeeld door een presentatie te geven).

5. Beheer van gegevens en projecten

Voor het werk dat u uitvoert, moet u uw gegevens zeker zo opslaan dat anderen deze kunnen terugvinden. Nogmaals, misschien heeft uw werkgever al een systeem voor het delen van bestanden opgezet, zoals Google Drive, Microsoft OneDrive of DropBox. Al deze systemen, en nog veel meer, kunnen u helpen documenten op te slaan en tegelijkertijd met anderen op afstand aan een document te werken. Dit kunnen woorddocumenten zijn maar ook presentaties of spreadsheets. Google Drive biedt bijvoorbeeld ook de mogelijkheid om te reageren, suggesties te doen voor een document zonder te verwijderen wat anderen hebben gedaan en heeft ook ingebouwde chatfuncties.

Het sociale en organisatorische aspect

Nadat je de technische kant hebt opgelost kun je in principe vanuit huis werken. Zoals eerder gezegd, vormt het thuiskantoor echter een andere reeks uitdagingen voor u. Hier behandelen we enkele van de sociale en organisatorische aspecten van een dag op het thuiskantoor. Sommige van deze adviezen klinken misschien triviaal voor u, maar ze volgen zeker een psychologisch patroon.

1. Neem een douche

Hoewel het misschien aantrekkelijk voor sommigen klinkt om niet te hoeven douchen en gewoon uit bed te komen en meteen in de werkmodus te gaan, helpt een douche je voor een vliegende start. Natuurlijk verlaat u het huis niet en uiteraard maakt het uw vrouw en kinderen niet zoveel uit, maar een douche is de eerste taak van de dag die u met succes in het thuiskantoor kunt afmaken. Het zal de start geven voor elke andere taak die volgt en zal je helpen om in de juiste stemming te komen.

2. Kleed je gepast aan

In lijn met de vorige opmerking. De joggingbroek is misschien leuk op dit moment, maar je associatie met het dragen van dat kledingstuk is allesbehalve werken. Als u dus de hele dag in joggingbroek zit, vermindert dit uw vermogen om u gedurende een bepaalde tijd op uw werk te concentreren. Kleed je ook goed aan voor je werk thuis, het hoeft geen pak te zijn, maar in ieder geval een gewone broek en (T) shirt doen wonderen voor je productiviteit (en dat je vrouw / vriendin je na drie weken nog steeds graag bekijkt) thuis).

3. Zorg voor een aangewezen werkplek

Sommigen van u zijn misschien zeer vertrouwd met thuiswerken en hebben een speciale kamer of hoek. Voor anderen kan het tegenwoordig een uitdaging zijn om dit nog uit te vinden. We begrijpen dat niet iedereen de luxe heeft van een eigen kamer. Toch willen we benadrukken dat uw thuiskantoor op zijn minst gedeeltelijk anders moet zijn dan uw gewone huisomgeving. Hoewel het mogelijk is om aan de eettafel te werken, kan dit nog steeds leiden tot afleidingen vanuit uw gezin. Misschien heb je een stevige tuintafel die in een hoek van je huis kan worden gezet om een ​​aangewezen werkruimte te creëren.

4. Structureer uw dag

Thuiswerken is anders omdat u nu - tenminste gedeeltelijk – zelf verantwoordelijk bent voor uw tijdbeheer. Misschien moet u daarnaast ook nog voor uw gezin en / of kinderen zorgen. Daarom moet u plannen wat u op welk moment tijdens uw werkdag wilt doen. Alleen uren maken op zich is niet erg productief en misschien kun je simpelweg geen uren maken vanwege andere taken. Dat is geen probleem, structureer uw dag gewoon op een manier die uw werkplichten combineert met uw privétaken. Een gestructureerde dag is geen gevangenis, maar een model met keuze. Met een gestructureerde dag kun je de dag krijgen die je wilt. Plan een productieve dag thuis, met de juiste structuur kun je die hebben. Deel het bovendien met je collega's zodat ze weten waar je aan werkt en ook om wat druk op jezelf te zetten.

5. Zorg voor een routine

Veel dingen zijn gemakkelijker als u er niet over hoeft na te denken. Dus, volgend op het vorige punt van het structureren van je dag, zou je een routine moeten krijgen. Als u in het thuiskantoor uw dagen altijd op een vergelijkbare manier doorbrengt, zult u het veel gemakkelijker krijgen. Dat helpt ook om actiever te worden, wanneer je altijd om 7 uur wakker wordt en om 7:15 aan het hardlopen bent, hoef je niet na te denken en wordt de taak met de tijd gemakkelijker.

6. Schakel meldingen uit

Om productief te zijn, is het raadzaam om meldingen van uw telefoon en computer uit te zetten en u alleen op de taak te concentreren. Afhankelijk van je functie is het helemaal niet erg om anderen een paar minuten te laten wachten op je reactie. Als u met uw collega's aan een gedeeld document werkt, zijn deze meldingen natuurlijk wel handig. Voor anderen is het geen probleem om alles alleen op bijvoorbeeld elk heel uur te controleren om te zien of er iets dringend en nodig is om snel te reageren.

7. Neem een ​​pauze en bekijk een video

Tijdens het werken in het thuiskantoor is het belangrijk om ook af en toe vrij te nemen. Een korte wandeling, koffie halen, misschien een paar minuten in de tuin of balkon of een paar minuten skype / telefoneren met een collega. Hierdoor wordt uw batterij weer opgeladen en krijgt u voldoende energie om aan uw taken te blijven werken. Hier kunnen we je geen precies ritme voor geven, maar verschillende opties zijn mogelijk, zoals vijf minuten voor elke 45 minuten geconcentreerd werk of 15 minuten voor elke 90 minuten. Misschien helpt het ook om die video over dakreiniging te bekijken waarover ik in het begin sprak ��

8. Maak contact met uw collega's

Wij mensen zijn van nature sociale wezens. Lang geïsoleerd zijn kan ernstige gevolgen hebben voor onze gezondheid. Stel jezelf dus in om via virtuele contacten met je collega's te komen en ja, je mag klagen over de situatie.

9. Weet wanneer je moet stoppen

Na het vorige punt is het gemakkelijk mogelijk om te verdwalen in je werk. Ofwel omdat je te ambitieus bent, ofwel omdat je helemaal niet productief bent. Daarom moet u weten wanneer u moet stoppen. Een goede manier om te plannen is om taken te definiëren die voldoende uitdagend zijn, maar binnen de gegeven tijd nog steeds mogelijk zijn. Als je klaar bent met je taken is het mooi geweest voor die dag. Het kan zijn dat u merkt dat taken die op kantoor acht uur in beslag namen, nu binnen vijf uur mogelijk zijn. Ja, dat kan gebeuren, en anderen hebben dat voor u ontdekt (vandaar de werkdag van vijf uur).

10. Besef dat dit tijdelijk is

Misschien bent u een van de mensen die alleen thuis gelukkig is, maar waarschijnlijker zal het zijn dat ieder van ons terug wil gaan om meer sociale interacties te hebben. Realiseer je dat de maatregelen van de overheid tijdelijk zijn. We zullen allemaal binnen afzienbare tijd weer in een normale situatie zijn.

Conclusie

Thuiswerken is in het begin niet eenvoudig, maar het kan ook een verademing zijn als je een kantoor hebt waar je de hele tijd gestoord wordt. We hopen dat we met dit artikel zijn ingegaan op de belangrijkste onderwerpen die u nodig heeft om succesvol thuis te werken. Sommige daarvan klinken misschien triviaal, maar elk aspect is nog steeds een belangrijk puzzelstuk in het algemene beeld van de productiviteit van een thuiskantoor. We hopen dat je dit artikel leuk vindt en als onderdeel van onze missie om digitaal te promoten, delen we graag onze kennis.

Als u geïnteresseerd bent in meer of vergelijkbare artikelen of als u een meer gedetailleerd artikel wilt lezen over enkele van de hier besproken kwesties, laat het ons dan weten. Onze manager Bas Baalmans beantwoordt graag vragen (b.s.baalmans@rug.nl).

The GDBC guide to working from home

How to work productively from home? While certainly some of our readers might have asked this question somewhere in the past, the recent developments concerning Covid-19 force us now to find an answer. More importantly, those developments force us to not only figure the answer out for a few days but likely for at least some weeks. As part of our focus on digital we as the GDBC try to provide a guide that covers both technical but also organizational/social aspects. 

Maybe this is the first time for you to work from home, maybe you are already quite familiar with working at least part-time from home. Nonetheless, working from home or from the “home office” might sound easy and fun but it brings up a different set of challenges compared to working from. But what challenges you might ask? Of course, your colleagues are not there to disturb you with a quick chat, and nobody storms into your office or drags you off from your computer. But what about yourself? What if you end up with the plan to get a short distraction from work and 45min later you find yourself watching a 15-minute video of a guy cleaning his roof with a high-pressure cleaner? Not very glamorous to admit, but yes that that happened to the author in the past.

With this article we want to help you to make the most out of this situation and to cover a set of guidelines from both the technical side as well as more social and/or organizational aspects of working from the home office. Among others we will cover different technologies that will come in handy (noise cancellation phones) as well as software (video chats). Moreover, we will go to the more social aspects of working from home and touch upon topics such as dedicating a workplace, setting deadlines, structuring the day and showering. We hope with this comprehensive guideline we can help you to make the most out of your situation at home.

The technical side

From the technical side there are two important aspects of working productively from home, the first is the hardware and the second is the software. We will cover both aspects here.

1. Headphones (noise cancellation)

The hardware you want for your time in the home office are headphones. Preferably those headphones also have a noise cancellation function in case there are annoying background sounds like a construction site or anything else. While we can certainly discuss the ups and downs of listening to music during work, just putting on headphones already reduces the background sounds while working and thus increasing your ability to concentrate. When you do not own them already, maybe a contactless delivery is an option for you.

2. Wi-Fi range extender

It could be the case that your Wi-Fi network is set up for your family and thus the living room has the best connection but somehow a different room might be better for working. In that case ordering a range extender for your Wi-Fi connection can really increase your ability to work from home. When you do not own them already, maybe a contactless delivery is an option for you.

3. Office Chair

Maybe this is your first endeavor in the home office. In that case having a nice and comfortable chair will certainly help you to keep up the morale. A good chair helps you to sit straight and be productive without hurting your back. When you do not own one already, maybe a contactless delivery is an option for you or even borrowing one from the neighbor. Other options involve taking a more comfortable chair from the dinner table as an interim solution.

4. Video chats (camera, microphone, and software)

Connecting to others is needed both because meetings must be shifted to virtual and you certainly want to have some social contact from time to time. Nowadays most laptops have built in cameras and microphones. In case yours doesn’t, also most phones can be used for video chatting purposes. Software-wise, there is a range of different products available and maybe your company even offers already an established system such as Skype business or Teams. In case they don’t, one of the easiest to use and also track-proven tools is Skype. This software package already connects people around the world for over ten years. You can have both video and audio calls, have chat function and most useful, you can project your screen to the other person (e.g. giving a presentation).

5. Managing data and projects

For the work you conduct you most certainly need to store your data in a way that others can retrieve it. Again, maybe your employer might already establish a file-sharing system such as Google Drive, Microsoft OneDrive or DropBox. All of these systems, and many more, can help you to store documents and also work simultaneously with others over the distance on a document. These can be word documents but also presentations or even spreadsheets. For example, Google Drive also offers the ability to comment, make suggestions to a document without deleting what others did and has also built-in chat functions.

The social and organizational aspect

After you have solved the technical side you are in principle able to work from home. However, as said before the home office poses a different set of challenges for you. Here we will deal with some of the social and organizational aspects of a day at the home office. Some of these bits of advice might sound trivial to you, but they certainly follow a psychological pattern.

1. Take a shower

While it might sound nice not to have to shower and just get out of bed and right into working mode, a shower helps you to set the stage. Of course, you will not leave the house and maybe your wife and kids could care less for you, but a shower is the first task of the day you can successfully finish in the home office. It will set the stage for every other task that follows and will help you to get in the right mood.

2. Get dressed properly

In line with the previous comment. Sweatpants might be nice for the moment but your association with wearing those items is anything but not work. Thus, sitting the whole day in sweatpants reduces your ability to focus for a certain time on your work. Get dressed properly for your work at home too, it doesn’t need to be a suit but at least a regular trouser and (T) shirt will do wonders for your productivity (and that your wife still likes to look at you after three weeks at home).

3. Get a designated work area

Some of you might be very familiar with working from home and they have a designated room or corner. For others, these days might be a challenge to set it up. We from the GDBC understand that not everybody has the luxury of an own room or corner. Still, we would like to highlight the fact that your future home office should be at least partially different from your regular home. While working on the dinner table might be possible, it can still lead to conflicts with your family and thus also create distraction. Maybe you have a solid garden table that can be put into a corner of your house to create a designated workspace.

4. Structure your day and share it

Working from home is different because at least partially you are now responsible for your time management. Maybe you even need to take care of your family and/or children. Thus, you should plan for what you want to do at what point in time during your workday. Just crunching hours by itself is not very productive and maybe you simply cannot crunch hours because of other duties. That is no problem, just structure your day in a way that combines your work duties with your private duties. A structured day is not a prison but a choice. With a structured day, you can get the day you want. Imagine and plan a productive day at home, with the right structure you can have it. Moreover, share it with your co-workers so they know what you are working on and also to set some pressure for yourself.

5. Get a routine

Many things are easier once you do not have to think about it. Thus, following from the previous point of structuring your day you should get a routine. If in the home office you always spend your days in a similar way you will have a much easier time adjusting to the fact that nobody is around you to watch after you. That also helps to become more active, when you always wake up at 7 and take a run at 7:15 there is no thinking involved and the task gets easier with the time.

6. Turn of notifications

To be productive it is advisable to turn notifications of from your phone and computer and just focus on the task at hand. Depending on your function it is no pity to let others wait a couple of minutes for your response. Of course, if you work on a shared document with your co-workers these notifications are useful. For others, it is no problem to check everything only at every full hour to see if there is anything urgent and necessary to respond to fast.

7. Take a break and watch a video

While working in the home office it is important to also take time off from time to time. A short walk to get a coffee, maybe a few minutes in the garden/balcony/windows or even a few minutes skype/phone call with a coworker. This will recharge your batteries and give you enough energy to continue to work on your tasks. Here we cannot tell you a precise rhythm, but different options are possible such as 5 minutes for every 45min concentrated work or 15min for every 90 minutes. Maybe also watching that roof cleaning video I talked, in the beginning, helps you. But do it out of your own choice, not because you got lost in the recommended video chain.

8. Connect with your coworkers

We humans are inherently social beings. Being isolated for a long time can have serious implications for our health. Thus, set yourself up to get in contact with your fellow coworkers over virtual and yes you are allowed to complain about the situation.

9. Know when to stop

Following the previous point, it is easily possible to get lost in your work. Either because you are over-ambitious or because you are not productive at all. Hence, it is necessary to know when to stop. A good way with planning is to define tasks that are sufficiently challenging but still possible to achieve in the given time. When you are done with your tasks, you can call the day. It might be possible that you encounter that tasks that in the office took you eight hours to complete are now possible in five hours. Yes, that can happen, and others have discovered that before you (see the five-hour workday).

10. Realize this is temporary

Maybe you are one of the people that are happy alone at home, likely at some point every one of us will want to go back to have more social interactions. Realize that the measures taken by the government are temporary. We all will be back at normal in the foreseeable future.

Conclusion

Working from home is not easy in the beginning but it can also be a relief if you have an office in which you are disturbed all the time. We hope that with our article we have touched upon the most important areas that you need to have a successful time working from home. Some of those might sound trivial but every aspect still is an important puzzle piece in the overall picture of home office productivity.

We hope you like this article and as part of our mission to promote digital we are happy to share our knowledge. If you are interested in more or similar articles or would like to read a more detailed article on some of the issues touched here please let us know. Our manager Bas Baalmans is always happy to answer questions (b.s.baalmans rug.nl).