Privacyverklaring

1. Inleiding

In deze privacyverklaring leest u alles over de manier waarop Stichting Groninger Universiteitsfonds uw persoonsgegevens verzamelt en hoe daarmee wordt omgegaan.

De privacyverklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld na wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

2. Stichting Groninger Universiteitsfonds (GUF)

Stichting Groninger Universiteitsfonds stelt zich het bevorderen van de studie aan de Rijksuniversiteit Groningen ten doel. Als middel om dit doel te bereiken komen o.a. in aanmerking:

• het subsidiëren van studiereizen in het buitenland voor studenten
• het subsidiëren van excursies door studenten (onder begeleiding van docent/docenten)
• het subsidiëren van wetenschappelijke en culturele activiteiten door studenten in verenigingsverband
• het verlenen van subsidie aan eenheden binnen de RUG bij de organisatie van internationale wetenschappelijke congressen, symposia en workshops in Groningen of in de noordelijke provincies
• het uitreiken van prijzen
• het financieren van kleinschalig wetenschappelijk onderzoek
• het vestigen van bijzondere leerstoelen aan de RUG

3. Doel gegevensverwerking

De Stichting Groninger Universiteitsfonds verzamelt persoonsgegevens voor een aantal doelen. Deze worden hieronder toegelicht.

a. Subsidie aanvragen

Stichting Groninger Universiteitsfonds legt gegevens vast van aanvragers, zoals naam, gender, studentnummer, (privé) e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn om

1. te kunnen bepalen of een aanvrager wel of niet in aanmerking komt voor een subsidie
2. de toegekende subsidie uit te betalen
3. te communiceren met de aanvragers

b. Donateursadministratie

Stichting Groninger Universiteitsfonds legt gegevens vast van de donateurs, zoals naam, adres, bankgegevens, (privé) e-mailadres die noodzakelijk zijn om

1. de donatie periodiek te kunnen innen
2. een eenmalige gift te verwerken
3. te communiceren met de donatuers, waaronder het versturen van het jaarverslag

c. Prijswinnaars

Stichting Groninger Universiteitsfonds legt gegevens vast van de genomineerden en prijswinnaars, zoals naam, gender, adres, bankgegevens, (privé) e-mailadres die noodzakelijk zijn om

1. te kunnen bepalen of een genomineerde wel of niet in aanmerking komt voor een prijs
2. de toegekende prijs uit te betalen
3. te communiceren met de genomineerden en prijswinnaars

d. Bijzonder hoogleraren

Stichting Groninger Universiteitsfonds legt gegevens vast van de (voorgedragen) bijzonder hoogleraren, zoals naam, adres, (privé) e-mailadres die noodzakelijk zijn om

1. te kunnen bepalen of de voorgedragen kandidaat in aanmerking komt voor de leerstoel
2. te kunnen bepalen of een reeds benoemde bijzonder hoogleraar in aanmerking komt voor herbenoeming na 5 jaar
3. te communiceren met (voorgedragen) bijzonder hoogleraren, College van Bestuur van de Rijksuniversiteit Groningen en het betreffende faculteitsbestuur

e. GUF community

Stichting Groninger Universiteitsfonds legt gegevens vast van alle personen genoemd onder A t/m D, zoals naam, gender, (privé) e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn om

1. een community op te bouwen
2. winnaars van diverse prijzen te kunnen uitnodigen voor lezingen
3. studenten en medewerkers te betrekken bij GUF activiteiten
4. te communiceren met betrokkenen van de community

4. Verstrekking aan derden

De gegevens die Stichting Groninger Universiteitsfonds ontvangt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven omschreven doeleinden zoals

1. bestuurs- en/of juryleden in geval van o.a. de Gratama subsidies en de GUF100 prijzen
2. het Ubbo Emmius Fonds in geval van deelname aan crowd funding via het GUF
3. banken voor het verwerken van incassomachtigingen

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Eventueel kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

5. Bewaartermijn

Gegevens worden voor langere tijd bewaard door Stichting Groninger Universiteitsfonds, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling gegevens langer moeten bewaren.

a. Subsidie aanvragen

Gegevens worden bewaard ter controle van onze financiële administratie en voor het verifiëren van uw subsidie aanvraag.

b. Donateursadministratie

Op het moment dat u via de website van Stichting Groninger Universiteitsfonds een contactformulier invult, worden alle gegevens die u meestuurt, zoals naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Gegevens worden bewaard ter controle van onze financiële administratie en om u te kunnen benaderen voor GUF activiteiten.

Die gegevens worden maximaal twee jaar bewaard na opzegging van het donateurschap.

c. Prijswinnaars

Gegevens worden bewaard ter controle van onze financiële administratie en om u te kunnen benaderen voor GUF activiteiten.

d. Bijzonder hoogleraren

Gegevens worden bewaard om u te kunnen benaderen voor communicatie rond uw positie en voor GUF activiteiten.

e. GUF community

Gegevens worden bewaard om u te kunnen benaderen voor GUF activiteiten.

6. Beveiliging

Van sommige persoonsgegevens worden fysieke kopieën gemaakt. Deze kopieën worden bewaard in een afsluitbare kast in een afsluitbare kamer en zijn alleen toegankelijk voor het bestuur en het secretariaat van Stichting Groninger Universiteitsfonds.

De digitale persoonsgegevens die door Stichting Groninger Universiteitsfonds worden beheerd, zijn alleen toegankelijk voor het bestuur en het secretariaat van Stichting Groninger Universiteitsfonds en zijn beveiligd met een wachtwoord. De wachtwoorden worden regelmatig gewijzigd.

De computers en laptops die gegevens kunnen openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord.

7. Rechten van de gegevensverstrekker

a. Recht op inzage

U heeft het recht om te allen tijde uw eigen gegevens op te vragen die bij Stichting Groninger Universiteitsfonds zijn vastgelegd en worden bewaard. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen naar Stichting Groninger Universiteitsfonds (guf rug.nl). U krijgt dan een overzicht van uw gegevens.

b. Recht op rectificatie

Kloppen uw gegevens niet? Of zijn uw gegevens veranderd? U heeft het recht om deze te laten rectificeren door Stichting Groninger Universiteitsfonds

c. Recht op wissen van gegevens

Wilt u niet langer dat uw gegevens bij Stichting Groninger Universiteitsfonds worden bewaard? Dan heeft u het recht om deze te laten wissen. Alleen als wij de gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren, kunnen wij niet aan een verzoek tot wissen voldoen.

d. Recht op het indienen van een klacht

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw gegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming. Dit kan via deze link https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

8. Plichten

Stichting Groninger Universiteitsfonds verwerkt uw gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat wij de gegevens nodig hebben om onze taken (zoals het verstrekken van subsidies, het innen van donaties en het opbouwen van de GUF community) goed te kunnen uitoefenen, maar dat wij daarbij niet meer gegevens verzamelen dan we echt nodig hebben. Ook bewaken we uw privacy: de gegevens zijn alleen in te zien door secretariaat en bestuursleden van Stichting Groninger Universiteitsfonds.