Algemene privacyverklaring Rijksuniversiteit Groningen
1. Inleiding
De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) wil te allen tijde zorgvuldig omgaan met uw
persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving, die de RUG in acht neemt, is de RUG
daar ook verantwoordelijk voor.
Elke student, elke medewerker, elke onderzoeksdeelnemer en ieder ander moet erop kunnen
vertrouwen dat zijn of haar persoonsgegevens door de RUG rechtmatig worden verwerkt en
passend worden beschermd. Te allen tijde gaat de RUG zorgvuldig en behoorlijk om met de
persoonsgegevens die de universiteit verwerkt. Door minimaal te voldoen aan de geldende
privacywet- en regelgeving biedt de RUG een consistent en hoog niveau van bescherming van
de rechten en vrijheden van individuen.
De RUG is daarom transparant over wat zij met persoonsgegevens doet en neemt
verantwoordelijkheid, ook als er fouten worden gemaakt. De RUG stelt individuen in staat
hun gegevens in te zien en te corrigeren. Hun vragen en eventuele klachten worden serieus
genomen en op een correcte manier afgehandeld.
In deze privacyverklaring wordt u geïnformeerd over de manier waarop de RUG gegevens van u
verwerkt en over de rechten die u hebt. Deze privacyverklaring is opgesteld in samenhang met
het privacybeleid van de RUG.
2. Contactgegevens verantwoordelijke
U kunt met uw vragen en verzoeken over de verwerking van uw persoonsgegevens terecht bij:
Rijksuniversiteit Groningen
Postadres: Postbus 72 9700 AB Groningen
T.a.v. Centraal Loket Privacy
E-mail: privacy@rug.nl
Uw bericht wordt altijd gedeeld met de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van de
RUG. De FG is ook direct te bereiken via fg@rug.nl.
3. Status van deze privacyverklaring
Dit document betreft de algemene privacyverklaring van de RUG. Deze privacyverklaring
beschrijft op hoofdlijnen welke persoonsgegeven de RUG verwerkt en voor welke doeleinden dit
gebeurt. De RUG houdt in een centraal register bij welke verwerkingsactiviteiten zij verricht.
Hierdoor is de RUG in staat u specifieker tea informeren over de verwerking van uw
persoonsgegevens. U kunt het register raadplegen via www.rug.nl/privacy.
In voorkomende gevallen is het zo dat u over de verwerking van uw persoonsgegevens vooraf
geïnformeerd dient te worden. In dat geval wordt, onder verwijzing naar deze algemene
privacyverklaring, een separate privacyverklaring voorgelegd.
4. Doel verwerkingen persoonsgegevens
In deze algemene privacyverklaring wordt op hoofdlijnen weergegeven voor welke doelen uw
gegevens worden verwerkt. De RUG spant zich ervoor in een zo volledig mogelijk overzicht te
geven.
De RUG verwerkt persoonsgegeven in het kader van onderwijsactiviteiten, wetenschappelijk
onderzoek en de bedrijfsvoering van de organisatie en ter ondersteuning van het onderwijs en
onderzoek. Meer specifiek verwerkt de RUG persoonsgegevens voor de volgende doelen:
1. Het vaststellen van de identiteit van (potentiële) studenten.
2. Het informeren van potentiële en ingeschreven studenten over opleidingen van de RUG.
3. Het werven van nieuwe studenten en het promoten van de universiteit.
4. Het verrichten van administratieve handelingen met betrekking tot inschrijving en tot het
berekenen, vastleggen en innen van college- en examengelden.
5. Het beoordelen van vooropleidingen en het verzorgen van loting, matching en selectie.
6. Het inschrijven van studenten voor vakken en het registreren van aanwezigheid.
7. Het opnemen en vertonen van colleges.
8. Het ontvangen en beoordelen van opdrachten van studenten.
9. Het beoordelen van studieprestaties en het toekennen van studiepunten.
10. Het aanbieden en leveren van onderwijsmiddelen, IT-faciliteiten en horecavoorzieningen
en het faciliteren van samenwerking op afstand.
11. Het ondersteunen van functiebeperkte studenten of studenten in bijzondere
omstandigheden en het treffen van maatregelen n.a.v. tentamenfraude.
12. Het ondersteunen en begeleiden van studenten door een studieadviseur en/of
psycholoog.
13. Het meten en verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs en de
onderwijsvoorzieningen.
14. Het voorbereiden van beleidsbeslissingen op het gebied van onderwijs, onderzoek en
bedrijfsvoering en het creëren van managementinformatie voor de bestuursorganen
binnen de universiteit.
15. Het verrichten van kwaliteitsonderzoek ter voorbereiding van beleidsbeslissingen.
16. Het organiseren van en het geven van voorlichting over aanvullend onderwijs, stages,
afstudeerplekken, carrièrevoorbereiding en andere extracurriculaire activiteiten.
17. Het uitvoeren van uitwisselingsprogramma’s.
18. Het organiseren en houden van verkiezingen voor medezeggenschapsorganen en het
faciliteren van medezeggenschap.
19. Het vastleggen van studieresultaten, tentamenuitslagen, examenresultaten en het
verzorgen van cijferlijsten, goedkeuring vakkenpakket, verklaringen en diplomering.
20. Het adviseren en ondersteunen van studenten en beoordelen van bijzondere
omstandigheden rondom een bindend studieadvies.
21. Het behandelen van verzoeken, klachten, bezwaar- en beroepszaken en meldingen van
ongewenst gedrag, personele problemen en misstanden.
22. Het aanmelden van afgestudeerden voor alumniverenigingen.
23. Het werven van fondsen onder alumni en het onderhouden van een band met alumni.
24. Het beveiligen, onderhouden en exploiteren van de universitaire gebouwen.
25. Het beveiligen van informatie en het in stand houden van de goede werking van ITvoorzieningen.
26. Het aanvragen, registreren en uitbetalen van een studiebeurs of onderzoeksbeurs.
27. Het organiseren en registreren van een (visum- en) verblijfsvergunning voor studenten,
medewerkers en/of klanten.
28. Het archiveren van documenten en informatie.
29. Het organiseren van onderwijs en toetsen.
30. Het bevorderen van de huisvesting en het verenigingsleven van studenten.
31. Het vaststellen van de identiteit van (potentiële) medewerkers.
32. Het werven, selecteren en aanstellen van nieuwe medewerkers, extern personeel en
promovendi.
33. Het verzorgen van ontwikkeling en het beoordelen van medewerkers.
34. Het aanbieden en leveren van faciliteiten als een werkplek, apparatuur, software,
(vak)literatuur en horecavoorzieningen.
35. Het uitvoeren van overeengekomen arbeidsvoorwaarden, het nakomen van
verplichtingen op grond van de arbeids- en belastingwetgeving en het uitbetalen van
salarissen en gedeclareerde vergoedingen.
36. Het registreren van arbeidstijden, verzuim en verlof en het toepassen van de daarop
ziende regelgeving.
37. Het toepassen van de bedrijfsgezondheidszorg, het beoordelen van
arbeidsongeschiktheid en het uitvoeren van re-integratietrajecten.
38. Het aanbieden van informatie die relevant is voor medewerkers en studenten met het oog
op hun werk of studie.
39. Het meten van de tevredenheid van werknemers en studenten en de kwaliteit van de
werknemers- en onderwijsvoorzieningen.
40. Het voeren van een financiële administratie en het beheer van financiën, het opstellen en
laten goedkeuren van prognoses, begrotingen en jaarrekeningen en het voorkomen van
financiële (integriteits)fraude.
41. Het voeren van projectadministratie en het beoordelen van subsidiebesteding.
42. Het doorlopen van universitaire accreditatie- en certificeringsprocessen.
43. Het nakomen van verplichtingen uit hoofde van pensioenregelingen en andere CAOafspraken.
44. Het aanbieden en leveren van producten en diensten aan consumenten.
45. Het inkopen van producten en diensten en het beheren van contracten.
46. Het informeren van contactpersonen van studenten en medewerkers in geval van nood.
47. Het samenstellen van gebruikersstatistieken ten aanzien van voorzieningen van de RUG.
48. Het inkopen en organiseren van facilitaire goederen en diensten.
49. Het berekenen en verdelen van de onderwijslast.
50. Het organiseren van intern en extern overleg en samenwerking.
51. Het werven en selecteren van, en uitbetalen van declaraties aan commissieleden voor
commissies bij een faculteit of dienst.
52. Het organiseren, administreren en communiceren van/over een congres of evenement.
53. Het organiseren van de in- of externe detachering van medewerkers.
54. Het verrichten van wetenschappelijk onderzoek.
55. Het begeleiden, ondersteunen en aansturen van promovendi.
56. Het verzorgen van attenties voor bijzondere gelegenheden (ziekte, jubilea, verjaardag,
etc.).
57. Het behandelen en verzenden poststukken.
58. Het organiseren van reis en verblijf.
59. Het onderhouden van relaties.
60. Het organiseren van de bedrijfsvoering gelieerd aan onderzoek, waaronder registratie van
onderzoeksoutput en bewaken van wetenschappelijke integriteit.
61. Het behandelen van juridische kwesties, het realiseren van compliancy en het
beschermen van de rechtspositie van de universiteit.
5. Grondslagen verwerkingen
De grondslagen voor de verwerkingen voor de hierboven beschreven doeleinden zijn divers.
Primair ondersteunen de verwerkingen de RUG bij de uitoefening van haar publieke taken op
het gebied van het verzorgen van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek. Deze taken zijn
vastgelegd in de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek. Verwerkingen
kunnen daarnaast plaatsvinden op grond van:
● De uitvoering van een met u gesloten overeenkomst;
● Het beschermen van uw of andermans vitale gezondheidsbelang;
● Het nakomen van een op de RUG rustende wettelijke verplichting;
● Een gerechtvaardigd belang van de RUG of een ander om de gegevens te verwerken
(slechts voor zover de verwerking niet plaatsvindt het kader van de uitoefening van de
publieke taak van de RUG);
● De door u gegeven toestemming voor de verwerking.
Indien de RUG uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming, dan heeft u de
mogelijkheid om uw toestemming in te trekken.
6. Verdere verwerking, hergebruik voor wetenschappelijk onderzoek
Het komt voor dat de RUG persoonsgegevens verwerkt voor andere doelen dan waarvoor ze zijn
verzameld. Hierbij wordt altijd een afweging gemaakt tussen de impact van de verwerking voor
u als betrokkene en het doel waarvoor de RUG de gegevens verwerkt. Hierbij wordt ook
afgewogen of u als betrokkene op het tijdstip en in het kader van de verzameling van de
persoonsgegevens redelijkerwijs mag verwachten dat verwerking met dat doel kan plaatsvinden.
De RUG neemt hierbij altijd de wettelijke voorschriften in acht.
Persoonsgegevens worden alleen verder verwerkt op een wijze die verenigbaar is met de
doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. De RUG beoordeelt zorgvuldig of er sprake is van
verenigbaarheid.
De RUG kan beslissen persoonsgegevens die zij voor een ander doel heeft verzameld, te laten
hergebruiken voor wetenschappelijk onderzoek. Verdere verwerking van persoonsgegevens voor
historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden wordt in het algemeen als verenigbaar
met de oorspronkelijke doelen van verwerking beschouwd. Indien nodig wordt u hierover
specifiek geïnformeerd.
7. Categorieën persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee u (direct of indirect) kunt worden geïdentificeerd.
In deze algemene privacyverklaring wordt op hoofdlijnen weergegeven welke categorieën
persoonsgegevens de RUG verwerkt. De RUG spant zich ervoor in om een zo volledig mogelijk
overzicht te geven. De RUG verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:
1. Gegevens over naam zoals achternaam en voorletters.
2. Contactgegevens zoals adres of e-mailadres.
3. Gegevens over verwantschap zoals burgerlijke staat.
4. Gegevens over geslacht.
5. Gegevens over geboorte en overlijden.
6. Verblijf- en visumgegegevns.
7. Financiële gegevens.
8. Accountgegevens, metadata en locatiegegevens.
9. Nummers ter identificatie van een persoon.
10. Gegevens over aanmelding, inschrijving of uitschrijving.
11. Studievoortgangs-, volg- en diplomeringsgegevens.
12. Gegevens over dienstverband.
13. Onderzoeksgegevens.
14. Biometrische gegevens.
15. Gegevens betreffende gezondheid.
16. Gegevens betreffende religie of levensbeschouwing.
17. Gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakbond of vakvereniging.
18. Gegevens betreffende het seksuele leven.
19. Gegevens betreffende politieke gezindheid.
20. Gegevens betreffende ras of etnische afkomst.
Het kan hierbij gaan om persoonsgegevens die de RUG van u of een derde heeft gekregen dan
wel om gegevens die de RUG zelf heeft verzameld.
8. Ontvangers van uw persoonsgegevens
Binnen de organisatie van de RUG worden uw persoonsgegevens uitsluitend verwerkt door de
personen voor wie dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie.
De RUG schakelt voor de uitvoering van haar processen diverse partijen in die daarbij ten
behoeve van de RUG persoonsgegevens verwerken (bijv. IT-leveranciers of onderzoeksbureaus).
Met deze ‘verwerkers’ worden altijd schriftelijke afspraken gemaakt waarmee de zorgvuldige en
veilige omgang met uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd.
De RUG wisselt daarnaast persoonsgegevens uit met overheidsinstanties, universiteiten
(nationaal en internationaal) en andere derden. Ook kan het voorkomen dat de RUG samen met
een ander verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer uw
persoonsgegevens door de RUG aan een partij worden verstrekt, is het mogelijk dat deze partij
ze weer doorgeeft aan een ander. Wanneer de RUG voor die doorgifte aan een ander
verantwoordelijk is op grond van de wet, worden maatregelen getroffen waarmee de zorgvuldige
en veilige omgang met uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd.
De RUG kan persoonsgegevens waarover zij beschikt aan een ander verstrekken ten behoeve
van wetenschappelijk onderzoek. De voorwaarden voor hergebruik van persoonsgegevens voor
wetenschappelijk onderzoek, zijn in dit verband van overeenkomstige toepassing.
9. Externe bronnen van gegevens
De RUG verkrijgt de persoonsgegevens die zij over u verwerkt in de meeste gevallen van uzelf.
In sommige gevallen worden de gegevens uit een externe bron verkregen. Waar mogelijk, wordt
u daarvan van tevoren specifiek op de hoogte gebracht. U kunt te allen tijde hierover nadere
informatie opvragen bij de RUG.
10. Internationale verwerking
Het kan voorkomen dat voor een bepaald doel uw persoonsgegevens onder
verantwoordelijkheid van de RUG worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte,
waar de Europese privacywetgeving niet van toepassing is. In dat geval zorgt de RUG ervoor dat
maatregelen zijn getroffen waarmee de zorgvuldige en veilige omgang met uw persoonsgegevens
wordt gewaarborgd.
11. Bewaartermijnen
De RUG bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het realiseren van
de doelen van de verwerking. De RUG hanteert hiervoor de selectielijst voor universiteiten en
universitair medische centra 2020 als leidraad. Persoonsgegevens kunnen langer bewaard
worden wanneer dit noodzakelijk is voor historische, statistische of wetenschappelijke
doeleinden.
12. Geautomatiseerde besluitvorming
De RUG kan in het kader van het verstrekken van passend onderwijs of in het kader van
onderzoek gebruik maken van profilering. Indien de RUG gebruik maakt van geautomatiseerde
besluitvorming op basis van persoonsgegevens, zal zij de betrokkene daarover informeren en de
wettelijke verplichtingen in acht nemen. Er wordt inzage gegeven in de logica achter de
besluitvorming, als deze eveneens geautomatiseerd is.
13. Uw rechten
U hebt op grond van de privacywetgeving diverse rechten. U kunt voor de uitoefening van uw
rechten contact opnemen met de RUG via privacy@rug.nl. Uw verzoeken worden binnen een
maand na ontvangst beoordeeld en afgehandeld. Als uw verzoek complex is of als u veel
verzoeken indient, is deze termijn maximaal drie maanden.
Voor behandeling wordt eerst vastgesteld of het verzoek is ingediend door een bevoegd persoon
en of het verzoek legitiem is. Daarom kan om uw legitimatie worden gevraagd voordat het
verzoek in behandeling wordt genomen.
U hebt het recht de RUG te verzoeken om een overzicht van de over u verwerkte
persoonsgegevens, de verwerkingen daarvan en de toepasselijke bewaartermijnen. Wanneer u
vindt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of wanneer u niet langer wilt dat uw gegevens
worden verwerkt, kunt u vragen om deze gegevens aan te passen of om verwerking van uw
persoonsgegevens te stoppen en deze te verwijderen.
U hebt recht op een afschrift van uw persoonsgegevens in een bruikbaar formaat. Dit is het geval
wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van een overeenkomst met u of op basis van uw
toestemming. Dit recht geldt alleen ten aanzien van persoonsgegevens die geautomatiseerd
worden verwerkt.
Wanneer u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw gegevens, hebt u het recht die
weer in te trekken. Om uw verzoek te beoordelen en af te handelen, worden vanzelfsprekend uw
persoonsgegevens verwerkt.
14. Klachten
Indien u van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden
nageleefd of u vanwege een andere redenen een klacht hebt over de omgang met uw
persoonsgegevens, kunt u uw klacht indienen bij het Centraal loket privacy van de RUG,
bereikbaar per email: privacy@rug.nl.
De bepalingen van de Regeling Centraal Loket Rechtsbescherming Studenten, de
Algemene Klachtenregeling Rijksuniversiteit Groningen en de
Algemene wet bestuursrecht kunnen van toepassing zijn op de behandeling van uw klacht. U
wordt hierover geïnformeerd bij de behandeling van uw klacht.
Naast het feit dat u bij de RUG terecht kunt met uw vragen, verzoeken en klachten, hebt u het
recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Dit is in Nederland de
Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Wijzigingen van deze privacyverklaring
De eerste versie van deze privacyverklaring is vastgesteld door het CvB op 23 april 2018 en is
daarna gepubliceerd op de publieke website van de RUG en vanaf dat moment ook van
toepassing. De RUG kan deze privacyverklaring wijzigen. Aanleiding hiervoor kunnen onder
meer zijn: (wijziging van) wet- en regelgeving, wijziging in het algemene privacybeleid van de
RUG en voortschrijden van de techniek. Uiteraard wordt u hiervan op de hoogte gesteld.
Laatstelijk gewijzigd op: 22 december 2022.
Laatst gewijzigd: | 15 september 2023 12:23 |