Na een voortvarende start van het nieuwe RUG Webplatform in september 2000
werd het vorig jaar opeens stil rond dit ambitieuze project, dat moet
resulteren in een volledig nieuwe website voor de gehele universiteit. Nu is
het project opnieuw op de rails gezet, en zal het nieuwe webplatform dit jaar
dan toch eindelijk zijn definitieve vorm krijgen.
Tijd om eens te gaan praten met de nieuwe projectleiders: Bert Wiersema en
Hans Beldhuis.
Jullie zijn ook de projectleiders van het Nestor-project voor een elektronisch leeromgeving. Kan dat samengaan?
Wiersema: Wij zagen dat er een grote overlap is vanuit de Elektronische
Leeromgeving met dit project. Het is beide web-based, de techniek,
organisatie en communicatie zijn verwant; die overlap is zo groot dat het
verstandig leek de projectorganisaties inhoudelijk in elkaar te schuiven. En
omdat je voor beide projecten bestuurders van faculteiten en diensten moet
vragen om aan tafel te schuiven, is het handiger om één stuurgroep te
hebben.
Wat gescheiden blijft zijn de projectbegrotingen. Op 31 december 2001 is
het ELO-project officieel afgelopen, de financiering is afgerond, en dat is nu
de Nestor-organisatie. Maar er zijn nog wel steeds de gezamenlijke
werkgroepen, onder vijf noemers: techniek, scholing, integratie met andere
systemen, inhoud en beheer. Daar hebben we mensen uit de faculteiten voor
gezocht, en niet uit onze eigen projectorganisatie. In die werkgroepen zitten
de webcontactpersonen voor elke faculteit en dienst, aangevuld met experts. In
de werkgroep techniek zitten bijvoorbeeld experts uit het RC op het gebied van
hardware, experts op het gebied van informatica, en mensen met kennis op het
gebied van software.
Er is ook gekozen voor een nieuw ontwikkelplatform.
Beldhuis: Aanvankelijk zou het Content Management Systeem werken onder
Allaire Spectra. Daarin was al scholing gegeven, een aantal onderdelen was al
in Spectra en Cold Fusion ontwikkeld, maar de beslissing om Spectra te
gebruiken is in oktober 2000 genomen, en dat was al relatief vroeg in het
traject. We zijn nu meer dan een jaar verder, en het principe van Spectra
bleek niet meer te passen bij het functioneel ontwerp dat we hebben gemaakt.
Dat heeft ons doen besluiten, ook al waren er aanzienlijke kosten gemaakt voor
Spectra, toch een andere optie naar voren te schuiven.
Wiersema: We hebben gekeken naar het gebruik van Spectra bij de
Universiteit van Amsterdam, en daar bleken zich technische problemen voor te
doen. De snelheid viel heel erg tegen. Bovendien is de leverancier van Spectra
tussentijds gewijzigd, dus de ontwikkeling in de toekomst was ook onzeker.
Verder had je nog de scholing. De visie die daaraan ten grondslag lag was
dat mensen in faculteiten en diensten zouden gaan programmeren aan de website.
Die structuur is ook niet meer zo handig. Je bouwt één systeem en als je dat
heel transparant wilt houden dan moet het optimaal op één plek worden
gedocumenteerd, en niet op verschillende plekken. Dat programmeren zou ook erg
veel tijd kosten.
Het eerste wat we gedaan hebben, is kijken wat er op de wereld is aan
techniek. Bij Spectra gaan gegevens van de database meteen naar de website,
maar wat we nu aan het maken zijn is een tussenstap, het zogeheten
driebanden-model. Vanuit de database maak je eerst een stukje structuur van
inhoud, een middenstuk, en vandaar uit volgt een opmaak (figuur 1).
Zo werkt de volgende generatie websites. Voordelen zijn, dat als je die opmaak
voor een specifieke groep gebruikers zou willen veranderen, je dat los kunt
doen van die database en dat middenstuk, en als je wilt communiceren met
andere systemen, zoals PeopleSoft, kun je dat ook via dat middenstuk doen. Dat
is een structuur waarin je binnen de universiteit makkelijker data uitwisselt
tussen verschillende systemen, op die manier dat het eigendom van de
verschillende systemen bij de oorspronkelijke eigenaar blijft berusten.
Was zo’n systeem nog niet op de markt?
Wiersema: Binnen deze formule gebruiken we zoveel mogelijk al bestaande
producten. Aan de database-kant werken we met producten van Oracle, daar heeft
de universiteit een licentie op. Daar zit veel meer in dan we tot dusver voor
mogelijk hielden, dus dat is prachtig. Het tussenstuk werkt met het zogeheten
XML, de opvolger van HTML, dat is een bestaande techniek. De vertaling van dat
tussenstuk naar de website zelf, de opmaak, de vormgeving, dat werkt met XSLT,
een techniek van ook al weer twee, drie jaar oud. Dat bij elkaar zetten doen
we dan zelf, maar we gaan dus niet helemaal zelf programmeren.
Beldhuis: Oracle biedt een deel van de functionaliteit, maar maakt nog
niet echt die tussenstap. In een volgende versie van de producten die ze
aanbieden gaan ze al wel die kant op. De flexibiliteit, een van de
uitgangspunten in het project, wordt meer gewaarborgd door het
driebanden-model, en Oracle zit daar al tegenaan. Ze bieden nu naast de database-engine
veel functionaliteit op het gebied van XML. Het nadeel is dat we met dit
platform helemaal vooraan lopen, en dat je sommige dingen dus zelf uit moet
zoeken.
Wat is de rol van <theFactor.e> nog, aanvankelijk immers de
projectpartner?
Wiersema: Ze waren partner, en nu nog slechts consultant, vooral
vanwege het feit dat we nu voor een andere techniek hebben gekozen. Ze houden
zich nu nog bezig met de vormgeving. Voor de technische kant hebben we nu
vooral contact met TMLC, voorheen The Missing Link. Zij kijken in een korte
opdracht mee naar het technische platform, maar ook in de rol van consultant.
We maken dus zelf een webplatform, dat bieden we aan aan de eenheden, maar
we huren expertise van buiten af in waar dat nodig is. Zo hebben we dat ook
met usability gedaan; we hebben wat mensen naar een congres gestuurd
van de heer Nielsen, de goeroe op dat gebied, om de kunst af te kijken. In die
rol zitten ook <theFactor.e> en TMLC.
Beldhuis: Er zijn wat prototypes in de nieuwe vormgeving gemaakt, die
worden op informatiebijeenkomsten getoond, en dat hele pakket van prototypes
is naar <theFactor.e> gestuurd om te kijken wat er moet veranderen. Die
rol hebben ze nog steeds.
Hoe gaat het personeel bij de overgang naar de nieuwe website betrokken
worden?
Wiersema: Algemeen uitgangspunt is dat we geen systeem maken waarbij de
organisatie een werkwijze wordt opgedrongen. Eigenlijk willen we aan de
organisatie vragen: ‘hoe willen jullie je informatie naar buiten brengen,
hoe willen jullie met elkaar communiceren?’ Technisch gezien kan alles in
principe, maar het werkt niet als de organisatie daar niet mee kan werken. Je
kunt het zo regelen dat een bericht pas op de website komt als het drie keer
is goedgekeurd. De ervaring is dat dat niet werkt. Je moet dat heel plat
houden, de organisatie moet dingen heel helder afspreken en dan zal de
techniek wel volgen.
Beldhuis: We kijken nu naar invulformulieren voor de contentmanagers.
Heb je daar een programma voor nodig dat op je lokale machine draait, of zorg
je ervoor dat die formulieren op de server worden gemaakt en web-based
worden ingevuld? Ik denk dat je rekening moet houden met het laatste: via een web-interface
kun je het systeem veranderen, afhankelijk van de rechten die je hebt. Per
faculteit of dienst zul je iemand krijgen die rechten heeft om een sub-site
aan te maken of veranderingen aan te brengen in de hele site. Daaronder zitten
mensen die inhoud aanleveren, en die hebben dan rechten om berichten toe te
voegen of te wijzigen.
Wiersema: Het is nu zo dat we in een zestal pilots proberen dat soort
structuren klaar te maken. Een faculteit begint dus niet vanaf scratch.
Er worden voorstellen gemaakt voor een openingspagina per faculteit, et
cetera. Als we de ervaring hebben dat die structuur bevalt, dan gaan we het er
met andere faculteiten over hebben. Die kunnen binnen die opgeleverde
structuur dus hun inhoud gaan plaatsen.
Beldhuis: De zes pilots die nu opgestart worden zijn de UB, het Bureau
voor een deel van de corporate site, Rechten als prototype voor een
facultaire site, de onderzoekschool Guide, het STAG met als onderwerp
studiekiezers, en tenslotte een interne pilot die gaat kijken naar koppeling
met een extern systeem, dat is in dit geval de telefoongids. Hoe krijgen we de
gegevens uit de telefoongids op de website? Of dat nou rechtstreeks uit
PeopleSoft komt, of uit de LDAP-server, daar moeten we dan naar kijken.
Wiersema: In het Prototyping Team, oftewel PTT, wordt gekeken naar de
techniek, maar ook van het begin af aan naar de usability. Als mensen
langs komen willen ze een heldere structuur, niet te véél informatie, een
transparante navigatie, daar wordt allemaal rekening mee gehouden. In dat
projectteam zitten medewerkers van de faculteit Rechten en het Eccoo, en per
pilot een contactpersoon.
We willen geen sjabloon maken waar iedereen voor honderd procent aan moet
voldoen. Je wilt wel een beetje een uitstraling hebben dat het voor iedereen
herkenbaar is als universitaire site, maar er zijn vrijheidsgraden. We moeten
gaan ontdekken hoever we daarin willen gaan.
De corporate site en de startpagina’s van de faculteiten en
diensten moeten uiteraard herkenbaar zijn, maar de stap daaronder, naar
onderdelen van die faculteiten en diensten, daar moet je rekening houden met
hoe zo'n eenheid er uit ziet. Een faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen,
met zes afdelingen, moet je niet een op een willen afbeelden zoals de
faculteit Wijsbegeerte of het Facilitair Bedrijf. Een bezoeker die
http://www.rug.nl/rc/organisatie/pictogram/archief/ aanklikt en naar een onderdeel gaat, zal moeten herkennen dat het nog steeds
over een RUG-onderdeel gaat. Maar ik schat in dat de opbouw van de menu’s
wat kan verschillen, uiteraard in overleg.
Hoe pakken jullie de informatievoorziening aan?
De reacties tot nu toe zijn over het algemeen heel positief. Er waren
vragen over hoe het technisch en organisatorisch in elkaar zit, of het nog kan
worden teruggedraaid, maar ook andere vragen. PPSW is bijvoorbeeld een
complexe faculteit, met vier opleidingen; moeten die nu allemaal onder één
knopje PPSW vallen, of allemaal een apart knopje krijgen, hoe moet dat, wie
gaat dat beheren? In de zaal ontspon zich een discussie binnen de redactieraad
en de internet-coördinatoren, en dat is ook wat we willen: goede voorlichting
geven, zodat de mensen in de faculteit en in de dienst er zelf over na gaan
denken.
|
> Het
uitgangspunt
van
Jacob
Nielsen, de
usability-
goeroe, is No
Frames! < |
Wiersema:
Zo krijg je universiteitsbreed een behoorlijk grote groep die
aan het meedenken is. Via de webcontactpersoon moeten wij als projectgroep
dat denken blijven volgen, en als we nieuwe dingen uitvinden, die meteen
naar die groep brengen.
Beldhuis: We moeten de snelheid erin houden, want op dit moment ziet de
planning er zo uit dat we in september van dit jaar het systeem zover hebben
dat het in de lucht kan – dus de hele site www.rug.nl/rc/organisatie/pictogram/archief. Op dit moment
bestaat de huidige website uit 228.000 pagina’s en die moet dus worden
omgezet. Om dat goed te doen moeten we een migratietraject inrichten. Met de
webcontactpersonen hebben we een inventarisatie gemaakt om te kijken naar de
organisatorische kant. Hoeveel webcoördinatoren zijn er, hoe vaak wordt een
pagina ge-update, allemaal informatie die je nodig hebt om die migratie zo
soepel mogelijk te laten verlopen.
