Hans Kuné a.j.kune@bureau.rug.nl
De Rijksuniversiteit Groningen heeft een aantal grote administratieve
informatiesystemen. De meeste mensen zijn zich er in het geheel niet van
bewust dat die systemen bestaan, omdat je er nooit iets over hoort. Zoals de
telefoon er is, het licht en het water, zo zijn er ook systemen waarin alle
financiële boekingen bijgehouden worden, waarmee de salarissen uitbetaald
worden en waarin geregistreerd wordt welke studenten aan de RUG studeren en
wat voor cijfers die allemaal zo halen op de tentamens die ze zo allemaal
afleggen.
Over dat laatste systeem – ProgRESS genaamd - is nu echter toch enige
beroering ontstaan. Niet omdat het niet meer zou werken. Integendeel, het
systeem doet het nog prima, minstens zo goed als de riolering en de
gasleidingen. Maar wel omdat er veranderingen op komst zijn rond de
organisatie van het systeem. Het College van Bestuur heeft voorgesteld de
taken van het COWOG te herschikken en binnen veel onderwijsadministraties
heeft dat voornemen tot schrikreacties geleid. Het Centrum voor Onderzoek van
het Wetenschappelijk Onderwijs is namelijk de instelling die ProgRESS gemaakt
heeft en die ook nog eens de dienstverlening rond ProgRESS organiseert.
De studentenadministraties van de Faculteit Wis- en Natuurkunde hebben te
kennen gegeven ontsteld te zijn. Ze zijn bang dat de herschikking zal inhouden
dat de dienstverlening geprivatiseerd wordt en zien de bui al hangen. Dat
wordt net zoiets als de NS, hoor je ze denken. Het gaat een hoop geld kosten
en je krijgt er alleen maar narigheid van.
De vraag is dan natuurlijk: wordt die soep echt zo heet gegeten? Ed
Welling, de hoofdverantwoordelijke bij het COWOG voor ProgRESS en ProgRESS WWW
denkt niet dat er geprivatiseerd zal worden maar blijkt ook niet erg in de
stemming te zijn om een geruststellend geluid te laten horen. ‘Wat de
plannen precies inhouden, weet ik eigenlijk niet’, zo zegt hij. ‘In het
stuk dat wij gezien hebben, wordt niet over privatisering gepraat, maar er
wordt wel gesteld dat de verkoop aan derden van ProgRESS naar extern gaat.
Verder staat er dat de ontwikkeling en het beheer naar het RC en de
Nestor-organisatie gaat en dat de administratieve organisatie onder het
GAI/GAN komt. Wat dat precies voor ons betekent, is mij nog niet geheel en al
duidelijk. Maar als het zou inhouden dat mijn winkel geprivatiseerd wordt,
denk ik niet dat we nog zo goedkoop voor de RUG kunnen werken als we nu doen.
Voor ProgRESS is een centraal contract opgesteld, dat de RUG fl. 150.000 per
jaar kost. Dat houden we alleen vol, doordat we er geld bijleggen, dat in de
kern van de zaak van de andere klanten van het COWOG afkomstig is:
HBO-instellingen die het systeem ook gebruiken. Daar staat tegenover dat we
als RUG-instelling van de RUG-faciliteiten gebruikmaken. Als dat anders moet,
zullen we heel andere prijsstellingen krijgen.’
Hoe anders?
‘Nou’, zegt Ed, ‘het is misschien wel leerzaam om naar de
universiteit van Utrecht te kijken. Daar hebben ze het beheer van het daar
gebruikte roostersysteem uitbesteed aan CAP. Dat kost fl. 550.000 per jaar.
Hier in Groningen doet het COWOG het beheer voor Syllabus plus, een
vergelijkbaar systeem. Voor fl. 110.000 per jaar. En dan hebben we het dus
maar over één contract voor één systeem. Daarnaast hebben we dus een
centraal contract voor ProgRESS en een heleboel facultaire contracten voor
ProgRESS WWW. Tel uit je winst, zou ik zeggen.’
Utrecht is duurder, dus, maar aan de andere kant: de verhoudingen zijn wel
transparanter. Er is een externe leverancier die diensten verleent, en that’s
it. De verschillende geldstromen lopen niet door elkaar, er is een helder
verschil tussen ‘out of pocket money’ en interne allocatie en dat is
misschien ook wel wat waard.
Ed: ‘Als ze het helderder willen regelen, ben ik daar geen tegenstander
van. Ik vind het alleen helemaal niet zo onhelder, zoals het nu is en de
faculteiten vinden dat ook niet.’
Onrust onnodig
Igor Niklewicz, de man die het contract met het COWOG onder zijn hoede
heeft, is iets flegmatieker dan Ed Welling. Er is volgens hem geen reden tot
onrust. ‘Een echt alternatief voor ProgRESS is er op dit ogenblik niet’,
zo stelt hij, ‘dus niemand hoeft er bang voor te zijn, dat we daar zomaar
mee stoppen. Het is wel zo dat volgend jaar het contract over ProgRESS
afloopt. Dan gaan we onderhandelen over het nieuwe contract en het lijkt mij
sterk dat we daar niet uit zouden komen. Ik denk dat er voor
onderwijsadministraties dus helemaal niet zoveel zal veranderen, zeker niet op
korte termijn. Voor de langere termijn kun je in de wereld waarin wij leven
natuurlijk nooit iets met zekerheid zeggen.’
Er is dus nog wel gelegenheid om op de soep te blazen, volgens hem. Alleen:
als er inderdaad helemaal geen alternatief is voor ProgRESS en ProgRESS WWW,
wat is dan de onderhandelingspositie van de RUG? Daar heeft Gerrit van Dijk,
het hoofd van de afdeling Bestuurlijke Informatie Voorzieningen wel een idee
over.
‘ProgRESS en ProgRESS WWW zijn heel goede systemen’ zo stelt hij, ‘maar
het is niet zo dat ze de markt volledig kunnen dicteren. Op dit ogenblik wordt
er op landelijk niveau heel hard nagedacht over de nieuwe generatie van
webgebaseerde Studie Resultaten Registratie Systemen en Inschrijvingssystemen,
zowel in het HBO als in het WO. Er zijn gremia ingesteld die binnen afzienbare
tijd met specificaties komen. Ik voorzie dat op basis daarvan leveranciers aan
het werk zullen gaan en dat er dan ook daadwerkelijk nieuwe systemen zullen
komen. Het is heel goed mogelijk dat ProgRESS een rol op die markt zal spelen,
maar ik denk dat ook het huidige ISIS zich op de nieuwe specificaties zal
richten. Dus concurrentie zal er zeker blijven bestaan en de RUG zal zeker een
redelijke onderhandelingspositie blijven houden.’
