Een nieuw webplatform voor de RUG
Frank den Hollander f.j.den.hollander@ub.rug.nl
Op woensdag 12 september j.l. is het startschot gegeven voor het project dat moet leiden tot een nieuw webplatform voor de Rijksuniversiteit Groningen. Dit gebeurde door het aansnijden van een enorme taart door dr. Marius Kooijman, portefeuillehouder website en nieuwe media van het College van Bestuur van de RUG. Op de taart stond www.webplatform.rug.nl gespoten, het webadres waar alle informatie over dit project is te vinden.
Historie
Aan de besluitvorming om te komen tot een nieuw webplatform gaat een lange geschiedenis vooraf. Na de installatie van de nieuwe RUG-website in het voorjaar van 1999 bleek al spoedig dat, hoe goed deze nieuwe site ook werd ontvangen, er toch nog heel wat te verbeteren viel aan de manier waarop de RUG zich op Internet presenteerde.
Naar aanleiding van gesprekken met alle faculteiten besloot het Managementberaad tot een betere afstemming van informatie in de verschillende delen van de website. Om de verschillende initiatieven bij elkaar te kunnen brengen besloot het College van Bestuur tot de instelling van een universiteitsbrede W3 stuurgroep, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een Strategisch Beleidsprogramma Website.
Tegelijkertijd werd aan de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN) een plan gepresenteerd om de facultaire website te professionaliseren door de bouw van een databasegestuurd webplatform. Dit plan van aanpak werd door de W3-stuurgroep enthousiast omarmd, zodat de hierin voorgestelde werkwijze en onderliggende structuur nu het uitgangspunt zijn van het Startdocument ontwikkeling webplatform RUG, eind augustus gepubliceerd door het kernteam van het project.
Ambitieus
De huidige website van de RUG functioneert zeker niet slecht, zo benadrukte voorlichter Wim Janssen op de feestelijke startbijeenkomst van het webplatform. In een niet voor de hand liggend medium als de VARA-gids werd onlangs nog opgemerkt dat de sites van Nederlandse universiteiten zo onduidelijk en lelijk werden gevonden, ‘met uitzondering van die van Groningen’, en cijfers van de mate waarin op het Internet wordt ‘gelinkt’ (d.w.z. door middel van een hyperlink wordt verwezen) naar een bepaalde site gaven aan dat de RUG-site in die rangorde bij de top 500 van de bijna een miljoen onderzochte sites stond. |
Het aansnijden taart van Marius Kooijman en Wim Jansen (foto Elmer Spaargaren) |
In het Startdocument staat te lezen dat de RUG de lat nog hoger wil leggen als het gaat om wat zij met het nieuwe webplatform wil bereiken. De website moet hèt strategische communicatie- en interactiemiddel worden voor zowel de interne als de externe doelgroepen van de universiteit. Dat betekent dat voor zowel de interne als externe communicatie het accent wordt verlegd van schriftelijke communicatie naar communicatie via het web.
Het webplatform moet in de visie van het College van Bestuur verder ruimte bieden voor nieuwe technologieën en de elektronische leeromgeving, maar ook moeten intranet- en extranet-mogelijkheden worden benut. Dit alles moet ertoe leiden dat het webplatform van de RUG een plaats verovert in de top drie van websites van Nederlandse instellingen voor hoger onderwijs.
Databasegestuurd
Belangrijk is de keuze voor een databasegestuurd webplatform. Een databasegestuurd webplatform moet het beheer van informatie vereenvoudigen doordat de inhoud van de informatie wordt gescheiden van de vorm ervan. Medewerkers die informatie aanleveren voor webpagina’s hoeven zich alleen te concentreren op de inhoud. De informatie wordt opgeslagen in een database, die door informatiebeheerders ook gebruikt kan worden voor niet-elektronische (schriftelijke) informatie- en communicatiemiddelen. Doordat alle ‘corporate’ informatie en communicatie over de universiteit, haar onderzoek en onderwijs in de database wordt opgenomen, is het veel eenvoudiger die informatie te presenteren volgens een gemeenschappelijk universitair format. Bovendien hoeft informatie dan voortaan maar op één plaats gewijzigd of geactualiseerd te worden, waarna de nieuwe gegevens op elke willekeurige plek binnen de site te lezen zijn.
Voorhoedeproject
Om het project beheersbaar te houden is besloten te starten met vier zogeheten voorhoedefaculteiten: initiatiefnemer FWN, de faculteit der Medische Wetenschappen, faculteit der Rechtsgeleerdheid en de faculteit der Economische Wetenschappen. Het is de bedoeling dat de overige faculteiten en diensten in een later stadium aanhaken.
Om een onafhankelijke kijk op het complexe project te garanderen is externe expertise ingehuurd. Het Groningse Internetbedrijf
Inmiddels is het voorhoedeproject deze eerste fase ingegaan: een uitgebreide inventarisatie. Voor een goede start van het project is het immers van groot belang om zo snel mogelijk zo veel mogelijk kennis uit te wisselen tussen de betrokken partijen. Eerder was door de werkgroep universitair informatieformat een advies geformuleerd over de bouwstenen voor een mogelijke universitaire en facultaire homepage en is een aantal aanbevelingen verzameld voor de latere ontwikkeling van het webplatform (o.a. leesbaarheid, navigatie). Dit advies vormde de basis van een aantal brainstorms die in de tweede helft van september werden gehouden, met enkele tientallen deelnemers uit alle geledingen van de universiteit.
Doel van fase 1 was een zo breed mogelijk overzicht te krijgen van alle wensen, eisen, mogelijkheden en onmogelijkheden met betrekking tot het webplatform. Zo ontstond er een goed overzicht van alle gewenste content. Fase 1 was echter nog geen ontwerpfase. Er zijn uit de brainstorms nog geen blauwdrukken voor het webplatform als resultaat naar voren gekomen; er is puur geïnventariseerd 'wat moet er in komen, wat daarbij prioriteit is en wat later kan, en hoe zou het ongeveer kunnen'.
Ontwerp en productie webplatform
De volgende fase van het project Webplatform RUG is het uitwerken van een strategische visie (wat betekent het om te zeggen ‘het webplatform is het strategische communicatie-en interactiemiddel’?.), het maken van strategische keuzes (wat willen we op kortere en langere termijn realiseren) en het schrijven van de ontwerpdocumentatie. Hiervoor wordt tot eind van dit jaar de tijd genomen.
Aardverschuiving
Uiteraard zal de ontwikkeling en de bouw van een geheel nieuw webplatform voor de RUG alle betrokkenen binnen de universiteit nog jarenlang bezighouden. De overgang naar een databasegestuurd webplatform betekent niet minder dan een enorme aardverschuiving op de werkvloer; personeelsleden die zich bezighouden met het aanleveren van inhoud voor universitaire webpagina’s moeten dat in het vervolg op een geheel andere manier gaan doen, met hulp van een content management systeem dat afhankelijk van de soort webpagina een geëigend format biedt. De database moet een RUG-brede navigatie kunnen leveren en moet het inspelen op toekomstige ontwikkelingen vergemakkelijken.
De overgang naar een nieuwe webstructuur zoals de W3-stuurgroep dat voor ogen staat, vereist dus ook een RUG-brede instemming van ieder die iets met het Internet te maken heeft. Vooral bij de verschillende faculteiten zal een groot commitment moeten bestaan jegens het webplatform. Om de band met de faculteitsbesturen wat vaster te maken zijn vanaf september een lid van het College van Decanen en twee leden van het Managementberaad namens de faculteiten toegevoegd aan de W3-stuurgroep.
Alles over het project is te lezen op de eigen site www.webplatform.rug.nl. Hier is ook de volledige tekst van het Startdocument te downloaden en te printen.
Internetbedrijf <theFactor.e>
index Pictogram 5