Ozon poject

Het project Onderwerpgericht Zoeken Online (OZOn)

- De ontwikkeling van een instructie-applicatie voor bibliotheken -

Harry Oude Lenferink, bibliothecaris faculteit PPSW, voorzitter stuurgroep OZOn,
h.j.d.oude.lenferink@ppsw.rug.nl
Bas Cordewener, adjunct directeur ECCOO, projectleider OZOn,
s.p.cordewener@eccoo.rug.nl

De snelle veranderingen binnen de informatiemaatschappij hebben enorme gevolgen voor het bibliotheekwezen. Nieuwe media, alternatieve bronnen en elektronische ontsluitingsmethodieken ontwikkelen zich in hoog tempo. Een goede gebruikersinstructie voor het (vooral op onderwerp) zoeken in diverse bronnen is dan ook steeds belangrijker geworden om efficiënt en effectief gebruik van de bibliotheken te bevorderen. Binnen de Rijksuniversiteit Groningen is onder de naam OZOn (Onderwerpgericht Zoeken Online) een applicatie ontworpen die zowel novices als ervaren gebruikers de gelegenheid biedt om online via het Internet te leren zoeken en te oefenen in het selecteren van geschikte zoekplaatsen. Dit artikel beschrijft aanpak en resultaat van het ontwikkelproject.

Geschiedenis en aanleiding

In Groningen bestaat de universitaire bibliotheekvoorziening uit een (centrale) Universiteitsbibliotheek en een tiental (decentrale, onder facultair bestuur vallende) faculteitsbibliotheken. Jaarlijks moeten grote aantallen nieuwe studenten worden ingewijd in de mogelijkheden die de centrale en facultaire universiteitsbibliotheken bieden. Alle facultaire bibliotheken bieden in het curriculum één of meer instructies aan. Sommige faculteiten hebben de bibliotheekinstructie geheel of gedeeltelijk uitbesteed aan de UB. De facultaire bibliotheken hebben vaak ieder voor zich op hun eigen manier een inbedding in cultuur en organisatie van de faculteit gerealiseerd. Er is vaak veel specifieke en praktische kennis beschikbaar met betrekking tot de op het vakterrein gespecialiseerde zoekbronnen. Meestal is daarom de bibliotheekinstructie ingebed in een vaardighedenblok binnen het eigen onderwijsprogramma.

De facultaire bibliotheken zijn in meerderheid van oordeel dat de centrale vormen van instructie en oefening tekort schieten op twee terreinen. In de bestaande programma. s als IBIS en COBRA komen de specifieke aanpak en inhoud per faculteitsbibliotheek te weinig aan bod en dit is moeilijk zelfstandig aan te passen. Er bestaat behoefte aan meer flexibiliteit, meer mogelijkheden voor decentrale redactie. Anderzijds is er behoefte aan een modernere vorm van informatie-aanbod, waarbij vooral gebruik gemaakt moet worden van standaard web-technologie. Het programma moet immers onafhankelijk van tijd en plaats te gebruiken zijn.

Randvoorwaarden, doel, partners

De twee belangrijkste randvoorwaarden zijn daarmee bepaald. Ten eerste: de nieuwe instructie-applicatie moet 'webbased', ofwel via het Internet op elk gewenst tijdstip via een standaard browser (Netscape Navigator, Microsoft Explorer) toegankelijk zijn. Ten tweede: de applicatie moet zodanig modulair en flexibel opgezet zijn, dat de inhoud van het programma voor elke afzonderlijke faculteitsbibliotheek geheel naar eigen normen kan worden ingevuld, met behoud van functionaliteit en herkenbaarheid van het programma.

Het doel van de aan te schaffen of te ontwikkelen online werkende applicatie is tweeledig:

Instructie aanreiken hoe op onderwerp te zoeken.

Gelegenheid bieden te oefenen in het onderwerpgericht zoeken.

Nadere beschouwing van deze doelstellingen brengt al gauw aan het licht dat er nog de nodige afbakening plaats dient te vinden: bijvoorbeeld over wat niet aangeboden moet worden. Hierover later meer.

Voor dit project, dat wordt gefinancierd met geld uit het Kwaliteit- en Studeerbaarheidsfonds, is Eccoo als partner aangezocht, vanwege de daar aanwezige expertise op het terrein van projectmanagement, onderwijskunde en programmeertechniek. Intensieve gespreksronden tussen Eccoo en facultaire bibliotheken leveren echter geen gemeenschappelijk standpunt op over aankoop dan wel ontwikkeling van een applicatie. Uiteindelijk besluiten de gamma-bibliotheken (Bibliotheek Sociale Wetenschappen, Bibliotheek Economie, Bedrijfskunde, Ruimtelijke Wetenschappen en Bibliotheek Rechten) om samen met Eccoo een eigen applicatie te bouwen. Bij het ontwikkelen van de applicatie wordt nadrukkelijk de bruikbaarheid voor de andere faculteitsbibliotheken ingecalculeerd.

Organisatie, verantwoordelijkheden, eerste stappen

Voor een goede verankering in de organisatie kiezen de initiatiefnemers voor de structuur van een stuurgroep en een werkgroep. De werkgroep omvat twee medewerkers van iedere gamma-bibliotheek, en vanuit Eccoo een onderwijskundige, een software-ontwikkelaar en de projectleider. Deze laatste is voorzitter van de werkgroep en rapporteert als lid aan de stuurgroep. In de stuurgroep hebben ook de drie gamma-bibliotheken en de UB ieder een vertegenwoordiger. De projectleider en de voorzitter van de stuurgroep rapporteren samen aan de opdrachtgevers, de universiteitsbibliothecaris en de directeur van Eccoo.

In een gezamenlijke start-meeting van stuur- en werkgroep wordt een werkverdeling, een detailplanning en een vergaderstructuur opgezet. De verantwoordelijkheden worden nadrukkelijk gescheiden: de bibliotheken zijn geheel zelf verantwoordelijk voor de inhoudelijke aspecten. Dat lijkt een open deur, maar juist op dat vlak kunnen de verschillende zienswijzen zich manifesteren als tegenstellingen die de voortgang van het project bedreigen, zonder dat het Eccoo daarop invloed kan uitoefenen. Voor alle verdere aspecten van de projectuitvoering is het gehele projectteam verantwoordelijk.

Na de inhoudelijke definitiefase (welke theorie aanbieden, hoe gestructureerd, welke oefenvragen, in welke vraagvorm, welke feedback op de antwoorden etc) komt een ontwikkeltraject tot stand (tijdpad, lijst van globale functionele specificaties, mijlpalen). Binnen drie maanden zijn een eerste database-model, een niet functioneel prototype en een eerste onderwijskundig model gereed. De periode daarna kenmerkt zich door het in detail vaststellen van functionele specificaties voor de instructie-applicatie zelf en voor de functies van de bibliothecarismodule (beheer instructie en oefenstof, rapportage en analyse-tool).

Projectmodel en enthousiasmemanagement

De bedoeling van dit artikel is niet om chronologisch weer te geven hoe het project zich voltrok, maar om een indruk te geven hoe het project is aangepakt. Twee lijnen zijn belangrijk. De ene is dat een aantal principes uit de projecttheorie helder en modelmatig is toegepast: duidelijke deadlines die niet of nauwelijks verschuiven; duidelijke en logisch verklaarbare fasering van tussenresultaten; voor iedereen forse en meetbare taken; de oplossing van politieke problemen en het maken van principiële keuzen overlaten aan de stuurgroep. De tweede lijn is het continu vasthouden van eenmaal aanwezig enthousiasme : door een hoog tempo aan te houden; door veel ruimte te bieden voor creatieve ideeën en oplossingen; door elkaars inbreng serieus van commentaar te voorzien; door telkens te streven naar dat beetje extra; door snelle uitgebreide verslaglegging; door op die momenten waarop er vermoeidheid dan wel irritatie zou kunnen optreden een prototype of demonstratie te plannen ter illustratie van wat al bereikt is. Deze aanpak werkt uitsluitend wanneer zeker is dat alle deelnemers zich volledig bekennen tot het gezamenlijk doel en bereid zijn zich kwetsbaar en loyaal op te stellen. De inschatting dat dit zo was blijkt gezien het resultaat terecht. Een aantal bibliothecarissen volgt in de projectperiode een cursus kwaliteitsdenken en dit werkt zeer positief door in het project. Na de eerste twee zeer intensieve maanden, waarin tijdens wekelijks overleg de teambuilding, afbakening en logische structurering van de projecttaken centraal staan, kan het aantal meetings met de voltallige werkgroep verminderd worden. De vakinhoudelijke keuzen en discussies worden onder leiding van de onderwijskundige uitgewerkt, de programmeur en projectleider overleggen regelmatig separaat. Voltallig overleg met de gehele werkgroep eens per maand volstaat en deze periode zorgt dat rapportagerondes telkens zichtbare voortgang laten zien.

Afbakening op basis van praktijk

Uitgangspunt voor het uiteindelijke product is 'aansluiten bij problemen uit de praktijk'. Deze continu terugkerende invalshoek leidt bijvoorbeeld tot begrippen als 'typische balievragen' die beantwoord moeten kunnen worden. Resultaat van zo. n begripsinvulling is een praktische, basale insteek voor zowel instructie als oefening. OZOn kent drie ingangen: "ik zoek informatie over een boek over een onderwerp", "ik zoek een tijdschrift over een onderwerp' of "ik zoek alles over een bepaald onderwerp."

Voor het slagen van een project is het belangrijk dat je kunt definiëren wat je wel en niet gaat doen. En als die vraag beantwoord is, moet er een antwoord komen op de vraag hoe je datgene wat wel moet gebeuren zult gaan aanpakken. Voor OZOn geldt: geen instructie of oefeningen over de interfaces van de bronbestanden (maar wel de tip altijd het lenersnummer te noteren). De vraag hoe en waar bepaalde theoretische informatie dan wordt aangeboden wordt per geval beantwoord: zo wordt 'zoeken via de sneeuwbal-methode' wel vermeld bij uitwerkingen waar dat van belang is, maar niet aangeboden als prominente ingang voor het leren zoeken.

Projectresultaat

Het projectresultaat van OZOn mondt uit in het ontwikkelen van een web-applicatie die vanuit een praktijkbenadering (a) tips geeft aan onderwerpgericht zoekenden; (b) instructie biedt en (c) oefenmogelijkheden met feedback aanreikt. Dit alles voor de verschillende doelgroepen binnen het facultaire vakterrein. Niet meer en niet minder.

De functionaliteit van OZOn is samen te vatten als flexibele online instructie. De applicatie moet daartoe ruimte geven aan elke faculteitsbibliotheek om zelf aan te geven uit welk theorie-aanbod en welke oefencasus de lokale bibliotheekinstructie zal bestaan. Hierin is voorzien door een op de lokale pc te installeren . bibliothecarismodule. die drie functies verzorgt: de aanmaak en manipulatie van de instructie-informatie; de aanmaak en manipulatie van de tutorial-vragensets en de rapportage en analyse van studievoortgang en vragenresultaten. Elke facultaire bibliotheek heeft daarmee volledige controle over de inhoud van OZOn, zoals dat binnen de eigen faculteit wordt aangeboden.

Met de web-applicatie en de bibliothecarismodule is voldaan aan de eerder genoemde randvoorwaarden en doelen.

Demo, test en evaluatie

Het programma is eind juni gedemonstreerd aan alle faculteitsbibliotheken tijdens het Overleg Facultaire Bibliotheken en de reacties op de presentatie zijn positief. Nuttige aanbevelingen in deze vergadering zijn overgenomen en geïmplementeerd.

In de zomer heeft het programma online gedraaid bij Rechten en in september heeft een gebruiksevaluatie bij studenten en medewerkers plaatsgevonden. Dit heeft een schat aan informatie en tips opgeleverd om de navigatie te verduidelijken, inhoudelijke accenten te plaatsen en enige technische onvolkomenheden te verhelpen. Als redenen waarom men OZOn zou willen gebruiken gaf men aan dat het prettig is wanneer vragen op bibliotheekterrein via dit programma sneller, in eigen tijd, zelfstandig en op de eigen werkplek kunnen worden beantwoord. Men vindt het nuttig de kans te hebben dat eerst zelf te proberen en te oefenen, om de balie-medewerkers niet onnodig te belasten met hun vraag. Men is van mening dat het onderwerpsgericht makkelijker te doorgronden is met OZOn, omdat je op een gestructureerde wijze alles voor je kunt zien.

Vervolg

Naast verdere verbreiding van OZOn-gebruik binnen de RUG is het streven volgend jaar gericht op het zo goed mogelijk geschikt maken van OZOn voor gebuik in het regulier onderwijs. Aansluiting bij inlog- en registratiesystemen is daarvan ook een aspect. In het jaar 2000 zal OZOn zover bijgeslepen zijn, dat voorlichting aan en gebruik door bibliotheken buiten de RUG interessant wordt. Al vanaf de aanvang van het OZOn-project blijkt er op nationaal niveau grote belangstelling te zijn voor een content-onafhankelijk online instructieprogramma .

Natuurlijk ontstaat in de loop van het ontwikkelproject ook een lijstje met wensen voor een vervolgontwikkeling. Ingrediënten die aan OZOn kunnen worden toegevoegd zijn onder meer een Engelstalige versie (het aantal buitenlandse gebruikers van de bibliotheken neemt toe), een toetsmodule (niet alleen inzetbaar als oefengereedschap, maar ook als voorziening om werkelijk tentamen te doen) en een virtuele tour (een gesimuleerd bezoek aan de facultaire bibliotheek in 3D).

Intussen is duidelijk dat het framework van OZOn zeer geschikt is voor andere instructie- en oefentoepassingen. Bij de faculteiten Rechten, Bedrijfskunde en W&N (Chemie) wordt dit programma al ingezet als basis voor nieuwe online onderwijsapplicaties.

U kunt OZOn bekijken en uitproberen via http://ozon.eccoo.rug.nl. Wij zijn erg benieuwd naar uw reacties.

inhoud Pictogram 6