Tienjarig jubileum van databeheerdiensten bij de RUG ter versterking van onderzoek

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) heeft de afgelopen tien jaar gewerkt aan de vormgeving van het steeds veranderende landschap van wetenschappelijk onderzoek door databeheerdiensten te ontwikkelen. Van de beginperiode van het Research Data Office (RDO) tot het moment waarop dat overging in het Digital Competence Centre (DCC) zijn die databeheerdiensten een pijler geworden in het onderzoeksecosysteem van de universiteit. Ze maakten het mogelijk om wetenschappelijke activiteiten uit te voeren en gelijktijdig een weg te vinden door de complexe wereld van data in het digitale tijdperk.

Onderzoeksdata bieden een enorm potentieel voor nieuwe uitvindingen, vergezichten en innovatieve oplossingen. Ze moeten dan wel Findable, Accessible, Interoperable en Reusable  (FAIR) zijn, oftewel vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar. Verantwoordelijk databeheer is daartoe van cruciaal belang. We spraken met een paar professionals van de RUG die betrokken waren bij de ontwikkeling van databeheerdiensten bij de RUG en vroegen hun om ons het verhaal van de tienjarige geschiedenis ervan te vertellen.

Een stap in het ongewisse

Dat verhaal begon eind 2013, toen de Rijksuniversiteit Groningen, ingegeven door de aanbeveling van de commissie-Schuyt van het KNAW over ‘Verantwoordelijk onderzoeksdatabeheer en het voorkomen van wetenschappelijk wangedrag’, begon na te denken over de regulering van de opslag en het beheer van onderzoeksdata. Erkenning van het belang van het beheren van onderzoeksdata kwam in een stroomversnelling door enkele sleutelmomenten zoals de affaire-Diederik Stapel - een sociaal psycholoog die zijn data verzon - en de toenemende nadruk wereldwijd op integriteit en reproduceerbaarheid van onderzoek. 

Dit mondde uit in een drieledige aanpak: faculteiten werd gevraagd beleid te ontwikkelen dat wetenschappers zou helpen om beste praktijken aan te passen en te implementeren, de juridische afdeling zocht uit hoe het zat met regelgeving op het gebied van data en er werd een helpdesk opgericht. De aanpak resulteerde in 2014 in de lancering van de eerste onderzoeksdatabeheerdienst bij de RUG: het Research Data Office (RDO), een ondersteunende dienst voor de Universiteitsbibliotheek (UB) en het Centrum voor Informatie Technologie (CIT).

Baanbrekende diensten voor het beheer van onderzoeksdata

Drs. Christina Elsenga, consultant Research Data Management bij het Digital Competence Centre (DCC) van de RUG, stond stil bij de bescheiden start: "Het was lastig om het Research Data Office van de grond te krijgen. We vroegen ons af hoe deze nieuwe dienst moest worden opgezet en hadden te maken met technische uitdagingen op het gebied van databeheer. "Nederland bevond zich in een soortgelijke fase, het was voor iedereen een pioniersfase." De eerste initiatieven van het RDO waren gericht op verbetering van procedures voor databeheer, bevordering van het maken van databeheerplannen en vergroting van het bewustzijn bij onderzoekers over transparante datapraktijken.

Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) werkte vanaf het begin met de RUG samen om zo veel mogelijk kennis op te bouwen. Jitka Vavra, datasteward en opleidingscoördinator bij het DCC van het UMCG: “We wilden onderzoekers richtsnoeren aanreiken voor een beter beheer van onderzoeksdata, maar in die tijd waren er maar heel weinig duidelijke voorbeelden en beste praktijken beschikbaar.” Later werd de Data Federation Hub (DFH) opgericht om het bewustzijn bij de RUG en het UMCG over onderzoeksdata te vergroten door groepen die wetenschappers ondersteunden bij het doen van innovatief onderzoek in Noord-Nederland met elkaar in contact te brengen en te ondersteunen. 

In 2015 consolideerde de RUG haar toewijding aan databeheer met de publicatie van haar Onderzoeksdatabeleid, waarmee werd onderstreept dat het het instituut veel belang hechtte aan verantwoordelijke dataverwerking. De RUG nam in 2017 afscheid van het UMCG toen het UMCG zijn databeheerdiensten onderbracht in zijn RDM Loket en Research Data Management Awareness Workshop. De invoering van de Algemene verordening gegegevensbescherming (AVG) in 2018 was een belangrijke stap in de hervorming van dataverwerkingsstrategieën. Drs. Bert Huizing, specialist Wetenschappelijke Informatie en datasteward bij het DCC van de RUG: "De vaststelling van de AVG in 2018 zorgde voor meer bewustzijn over databeheer. Onderzoekers begonnen actief advies in te winnen over dataopslag en -verwerking en de faculteiten kregen steeds meer behoefte aan speciale ondersteunende diensten voor het beheer van onderzoeksdata."

Naarmate de onderzoeksdatabeheerdiensten bij de RUG steeds beter werden, ontstonden er ook andere initiatieven. De Faculty of Science and Engineering (FSE) vroeg om de ontwikkeling van de RDMP-webtool, die in 2017 werd gelanceerd, om een webgedreven tool te hebben voor het maken van databeheerplannen. Een van de vragen die voortkwam uit de data van Human Subject Research (HSR), een daarmee verbonden project, was waar je veilig met gevoelige onderzoeksdata kon werken. Dit leidde in 2019 tot de lancering van de Virtual Research Workspace (VRW), die onderzoekers moest helpen om gezamenlijk en veilig data-analyses uit te voeren. In 2022 werd het Research Data Management System (RDMS) gelanceerd, dat tegemoet moest komen aan de behoefte van onderzoekers om onderzoeksdata veilig op te slaan, te delen en te archiveren tijdens alle fasen van een onderzoeksproject. 

Kloven overbruggen, mijlpalen formuleren

Dit verhaal bereikte zijn hoogtepunt in 2020, toen de RUG en het UMCG gehoor gaven aan de nationale oproep van de NWO om lokale Digital Competence Centres op te richten, wat voor de RUG het einde van het RDO en voor het UMCG het einde van het RDM Loket markeerde. Dit leidde tot de oprichting van het Groningen Digital Competence Centre (GDCC), dat het DCC van de RUG en het DCC van het UMCG omvatte. Maarten Goldberg, Privacy & Security coördinator voor onderzoek bij de Faculteit Rechten: "Het ontstaan van het DCC stond voor een combinatie van inspanningen: van het ondersteunen van onderzoekers tot het helpen van ondersteuners, en onderstreepte een ambitieuzere missie dan zijn voorgangers." Dr. Leon ter Schure, specialist Wetenschappelijke Informatie en waarnemend teamleider van het DCC van de RUG: “Het feit dat deze dienst werd opgericht naar aanleiding van een nationaal initiatief markeerde een belangrijk moment voor de universiteit. Dat betekende dat databeheer een belangrijk nationaal agendapunt werd.”

Drs. Christina Elsenga: "We waren ons bewust van de behoefte aan transparant databeheer en transparante beschermingsmaatregelen, maar het was in het begin lastig om beschikbare infrastructuur en IT-oplossingen te vinden." Samenwerking tussen de Universiteitsbibliotheek (UB) en het Centrum voor Informatie Technologie (CIT) was cruciaal voor het bepalen van een koers voor het RDO/DCC en om ervoor te zorgen dat de zich ontwikkelende IT-infrastructuur voldeed aan de behoeften van onderzoekers. Drs. Marijke Verheij, afdelingshoofd Research and Innovation Support van het CIT: "De samenwerking van de onderzoeksdiensten met de IT-diensten is een sterk punt voor onze universiteit. We hebben gestreefd naar een ‘no-wrong-door'-beleid om onderzoekers te helpen."

Het Strategisch plan 2021-2026 van de RUG ondersteunt zowel het DCC van de RUG als het DCC van het UMCG door het onderzoeksdatabeheerbeleid te optimaliseren en door de opslag en het hergebruik van data overeenkomstig de FAIR-principes te bevorderen. In het plan wordt benadrukt dat de opslag en het hergebruik van data zal worden ondersteund door het DCC, dat ook beste praktijken, ondersteuning en een IT-infrastructuur zal aanreiken op het gebied van onderzoeksdatabeheer, datawetenschap, software en Open Science voor onderzoekers en ondersteunend personeel. 

Decennium van uitdagingen

De oprichting van deze diensten was geen weg zonder hindernissen. Het gebrek aan geconsolideerde informatie en beste praktijken veroorzaakte aanvankelijk uitdagingen op nationaal niveau. Er is geprobeerd om informatie te verspreiden, workshops te houden en het bewustzijn over het belang van goed databeheer te bevorderen. 

Drs. Christina Elsenga: “Iedere faculteit op elk vakgebied had haar eigen ondersteuning en haar eigen manier om bepaalde zaken die moeizaam verliepen of die om een oplossing vroegen, te organiseren. De afstemming op faculteiten en specifieke onderzoeksinstituten was dus een uitdaging." Ondanks die uitdagingen is de invloed van databeheerdiensten op het onderzoek bij de RUG aanzienlijk geweest. Drs. Bert Huizing: "Onderzoekers beschikken nu over een gestructureerd kader dat hen begeleidt bij databeheer, waardoor ze zich meer kunnen richten op hun onderzoeksdoelen en minder op datalogistiek."

Dr. Leon ter Schure stond stil bij de huidige landschappen: “De huidige uitdagingen draaien om het behoud van momentum, technologische aanpassingen en het inspelen op de steeds veranderende eisen van wetenschappers." Drs. Bert Huizing voegde daaraan toe: "Nu liggen de uitdagingen op het gebied van FAIR delen en opnieuw delen, wat zeer waardevol is omdat er veel inspanning, energie en geld gemoeid is met het verzamelen van onderzoeksdata. Het zou jammer zijn om ze dan niet te kunnen hergebruiken." Drs. Christina Elsenga vulde aan: "In het begin moesten we duidelijk uitleggen hoe data moesten worden verzameld, hoe ze beschermd moesten worden en hoe ze beschikbaar moesten worden gesteld voor hergebruik. Maar het beheren van gearchiveerde, beperkt toegankelijke data, het bieden van het juiste beschermingsniveau en het gelijktijdig optimaliseren van data voor hergebruik blijft een uitdaging.”

Dr. Leon ter Schure lichtte dit verder toe: "Er worden veel hogere eisen gesteld aan onderzoekers dan een paar jaar geleden. Je hebt digitale vaardigheden nodig, je moet kunnen werken met Open Science, je moet maatschappelijke impact hebben en je onderzoek moet reproduceerbaar zijn. Wetenschappelijke tijdschriften eisen dat je onderliggende data FAIR deelt, en als je persoonsgegevens verwerkt, moet je voldoen aan de AVG. Onderzoek wordt bovendien complexer en meer IT-georiënteerd, met grotere datasets. Nieuwe vormen van onderzoeksoutput worden ook steeds belangrijker. Een voorbeeld daarvan is onderzoekssoftware, soms de belangrijkste output van een onderzoeksproject, die ook op FAIR moet worden beheerd. Het DCC wil onderzoekers deze nieuwe uitdagingen uit handen nemen door hun hulp aan te bieden in alle fasen van het onderzoeksproces."

Het verhaal gaat verder met het DCC

De activiteiten van de Rijksuniversiteit Groningen op het gebied van onderzoeksdatabeheer gedurende de afgelopen tien jaar geven blijk van toewijding en visie van alle betrokkenen. Terwijl we beginnen aan de volgende fase, blijft het Digital Competence Centre (DCC) toegewijd en zorgt het ervoor dat onderzoekers in hun zoektocht naar excellentie ondersteuning op maat krijgen. 

De ontwikkeling van het RDO naar het DCC toont aan dat de aandacht verschuift van eenvoudig databeheer naar meer geavanceerde diensten die meerdere aspecten omvatten, zoals bescherming van de privacy en gegevens, beheer van onderzoekssoftware, IT-tools en betere ondersteuning voor onderzoekers. Het ontstaan van nieuwe functies zoals datastewards binnen faculteiten wijst op een gerichtere aanpak om te voldoen aan specifieke behoeften binnen verschillende faculteiten.

Terwijl de Rijksuniversiteit Groningen stilstaat bij tien jaar toegewijd onderzoeksdatabeheer, bereidt zij zich voor om verder te bouwen aan een toekomst die in het teken staat van datagedreven ontdekkingen die worden ondersteund door robuuste en toegankelijke databeheerdiensten.