Collectiemanagement

Collectiemanagement bij de Universiteitsbibliotheek Groningen

In 1615, een half jaar na de stichting van de Rijksuniversiteit Groningen, werd tegenover het Academiegebouw aan het Broerplein de universiteitsbibliotheek opgericht. De huidige UB Binnenstad bevindt zich nog steeds op dezelfde locatie. Door de eeuwen heen is de collectie enorm gegroeid en ingrijpend van karakter veranderd. Wat begon met zo’n 400 boeken is nu een moderne bibliotheek met miljoenen boeken en tijdschriften, en een snel groeiende collectie e-books, e-journals en online informatiebronnen.

Het hierna beschreven collectiemanagementbeleid geldt voor de UB-locaties Binnenstad en Zernike en de daarbij behorende magazijnen. De Centrale Medische Bibliotheek voert haar eigen collectiebeleid.

De collectie

Uitgangspunt van het collectiemanagementbeleid is het ondersteunen van onderwijs en onderzoek aan de RUG, door studenten, docenten en onderzoekers toegang te bieden tot een relevante, actuele en inspirerende (hoofdzakelijk academische) collectie. De UB faciliteert, waar mogelijk, een vrij toegankelijke en digitale collectie. We stimuleren open access, en stellen via licenties en aankoop zoveel mogelijk materiaal online beschikbaar. Onze digitale collectie is inmiddels uitgegroeid tot 1,7 miljoen e-books, 150.000 e-journals, en ruim 500 licenties op databases en andere digitale bronnen.

De fysieke collectie bestaat uit 2,4 miljoen banden (boeken en gebonden jaargangen van tijdschriften) en een audiovisuele media collectie. Daarnaast zijn er de historische collecties, beheerd door de afdeling Bijzondere Collecties: handschriften, incunabelen, papyri, gedrukte werken tot en met 1900, kranten, pamfletten, bibliofiele uitgaven, brieven, persoonlijke nalatenschappen, historische atlassen en kaarten. Ten slotte is de UB in het bezit van een aantal speciale kwaliteitscollecties, zoals de collectie Groningana.

Toegang

De UB heeft drie locaties: UB Binnenstad, UB Zernike en de Centrale Medische Bibliotheek. Een klein deel van de boeken en tijdschriften wordt hier in zogenoemde open opstelling aangeboden. Het overgrote deel van het fysieke materiaal wordt bewaard in onze magazijnen. De gehele collectie is te doorzoeken via SmartCat en een lijst met digitale bronnen. Studenten, medewerkers en externe gebruikers kunnen boeken en tijdschriften aanvragen, en ophalen op een van de drie locaties of bij Tresoar in Leeuwarden. Sommige werken zijn echter te kwetsbaar, te kostbaar of te belangrijk en kunnen daarom alleen ter plekke in een bibliotheek worden ingezien. De digitale collectie is overal raadpleegbaar voor studenten en medewerkers. Externe gebruikers hebben toegang via de walk-in pc's in de UB Binnenstad.

Materialen die geen onderdeel uitmaken van onze eigen collectie kunnen gemakkelijk, via SmartCat, aangevraagd worden bij andere bibliotheken. Voor medewerkers zijn deze zogenoemde Interbibliothecair Leenverkeer (IBL) aanvragen kosteloos. Studenten kunnen binnen Nederland gratis IBL-aanvragen doen.

Collectiespecialisten en licentiemanagers

De collectiespecialisten zijn het aanspreekpunt op het gebied van de collectie. Zij onderhouden korte, persoonlijke lijnen met de vakgroepen en/of faculteiten. Daarnaast zijn ze, in overleg met de vakgroepen, verantwoordelijk voor de samenstelling en presentatie van de collectie in de open opstelling. De licentiemanagers onderhouden de licenties op digitale collecties en hebben samen met de collectiespecialisten een voorbereidende en adviserende rol bij de aanschaf. Een groot deel van de licenties wordt landelijk afgesloten.

Bibliotheekcommissies

De meeste faculteiten hebben een bibliotheekcommissie, die fungeert als overlegplatform tussen de UB en de faculteit. Namens de UB nemen een afdelingshoofd, een collectiespecialist en wanneer nodig een licentiemanager deel aan de vergaderingen. Bij beslissingen rondom vakspecifieke licenties voorzien de collectiespecialisten, samen met de licentiemanagers, de bibliotheekcommissies van inhoudelijk en budgettair advies.

Selectie en aanschaf

De aanschaf van e-books en e-journals is grotendeels geautomatiseerd: via arrangementen met grote academische uitgevers is veel relevante literatuur op het moment van verschijnen direct beschikbaar.
Selectie van individuele titels is vraaggestuurd. De UB schaft verplichte en aanbevolen onderwijsliteratuur aan. Daarnaast kunnen aanschafsuggesties worden ingediend met behulp van een aanvraagformulier op de website, of door rechtstreeks contact op te nemen met een collectiespecialist.

De UB geeft de voorkeur aan aanschaf van nieuw materiaal in digitale vorm: als e-book of ejournal. Wanneer dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld vanwege hoge kosten of restricties gesteld aan het vrije gebruik, worden boeken of tijdschriften op papier aangeschaft.

Deselectie

Naast aanschaf draagt ook deselectie voor een belangrijk deel bij aan de kwaliteit van een collectie; het is integraal onderdeel van het collectiemanagement. Momenteel heeft de UB te maken met beperkte magazijnruimte, vandaar dat een proces wordt ingericht om de fysieke collectie waar mogelijk te ontdubbelen en om geselecteerd materiaal uit de collectie te verwijderen. Daarbij hanteren we strikte criteria, houden we ons aan het landelijke bewaarbeleid van de UKB-bibliotheken, en wordt rekening gehouden met speciale kwaliteitscollecties en aandachtsgebieden.

Legaten en schenkingen

De UB hanteert een strikt beleid ten aanzien van legaten en schenkingen. Uitsluitend publicaties die niet in Nederland aanwezig zijn of die tot de Bijzondere Collecties gerekend worden, kunnen momenteel worden opgenomen.

Verder lezen

• Geschiedenis van de UB: Van knekelhuis tot kloppend hart
• Eerste catalogus van de UB: Syllabus
• Strategisch plan van de UB (2020-2025) - De toekomst is open