Tips en trucs voor internationale online samenwerking

Auteur: Michaela Carrière, Sectiehoofd en Trainer Intererculturele Competentie bij het Talencentrum, Rijksuniversiteit Groningen

Terugkijkend op meer dan een week aan online samenwerking, vermoed ik dat dit voor ons allemaal een turbulente tijd is geweest.

Een crisis is voor iedereen een lastige tijd, maar zeker voor diegenen die buiten hun culturele comfortzone werken. Het is bekend dat een crisis ons verlangen versterkt om dingen te doen op de manier die wij gewend zijn vanuit ons thuisland, wat er gemakkelijk toe kan leiden dat culturele afstanden vergroot worden.

Dankzij mijn multinationale achtergrond en mijn vele jaren ervaring in het onderwijs op het gebied van interculturele competentie heb ik een aantal zienswijzen ontwikkeld die mij in staat stellen dingen vanuit verschillende culturele perspectieven te bekijken.

Daarom wil ik jullie graag een aantal inzichten vanuit een intercultureel perspectief meegeven, waaronder tips en trucs om online samen te werken in een internationale omgeving. Ik hoop dat we hierdoor allemaal wat milder en empathischer zullen worden en zo kunnen proberen onze perspectieven bij te stellen.

1. Ik hoor het wel als er wat is

Een punt dat me opviel tijdens een online MT vergadering - de tweede van wat uiteindelijk dagelijkse vergaderingen zouden worden in deze tijden van COVID-19 - was iets wat een van de andere deelnemers zei: “Ik hoor het wel van hem als er wat is”. Dit triggerde mijn interculturele competentieradar.

Dit is een aanname die eigenlijk niet gedaan zou mogen worden in een internationale omgeving.

Het is de virtuele versie van het 'open-deur-beleid' van een manager. Een dergelijk beleid is soms niet pro-actief genoeg voor iemand die verwacht dat de manager het initiatief zal nemen om naar hen toe te komen. Collega's met achtergronden waar hiërarchie en status centraal staan in interpersoonlijke relaties, zullen zich niet op willen dringen of tot last willen zijn. Zij weten dat een manager veel belangrijke taken heeft en dat de manager tijd vrij zal maken wanneer het hen uitkomt.

Tip: Zoek contact met jouw mensen. Ga er niet vanuit dat zij jou zullen opzoeken wanneer er problemen zijn.

2. We moeten de boel op orde houden!

Een cultureel verschil tussen het geven van prioriteit aan taken of relaties kan op een vergelijkbare manier een rol spelen in deze tijd. Dat zit zo: mensen die sterk taak-georiënteerd zijn, zullen trots met crisismanagement aan de slag gaan. Zij zullen zich op de taken storten om vervolgens te kunnen zeggen: 'kijk eens hoe goed deze essentiële taken nog op schema lopen!'

Mensen die in tijden van crisis eerder relaties als een prioriteit zien, zullen een andere aanpak hebben en komen met vragen als 'Hoe gaat het met je? Waar loop je tegenaan? Wat voor effect heeft dit op je familie? Is het voor jou mogelijk om thuis en werk te balanceren?'

Tip: Neem contact op met je collega's; niet alleen om te kijken hoe ze hun taken uitvoeren vanuit hun thuisquarantaine, maar ook om te zien hoe zij zich aanpassen aan de nieuwe situatie en hoe zij en hun families eraan toe zijn.

3. Wie spreekt wanneer in online samenwerking

Mensen met een directere communicatiestijl zijn gewend hun beurt te nemen. Mensen met een indirectere communicatiestijl zijn gewend hun beurt af te wachten. De directe mensen vinden de indirecte te passief; de indirecte mensen vinden de directe te opdringerig.

Tips:

Wijs een gespreksleider aan (of neem zelf de rol van gespreksleider aan), die ervoor zorgt dat alle deelnemers expliciter de kans wordt gegeven te spreken tijdens online vergaderingen. Zorg ervoor dat de stillere persoon (wiens camera ook uit zou kunnen staan) ook gevraagd wordt naar zijn/haar mening...

Gebruik verschillende communicatiestijlen om nieuwe interculturele vaardigheden te ontwikkelen: als je vaak de neiging hebt om op de voorgrond te treden in een gesprek, probeer dan eens om alleen te spreken als je iets echt belangrijks hebt toe te voegen. Indien je meestal wat terughoudend bent, probeer dan eens juist wat meer op de voorgrond te treden. Probeer ook te herkennen wanneer een collega buiten zijn/haar culturele comfortzone stapt en waardeer dat.

Oefen ook met persoonlijk leiderschap: als je merkt dat je getriggerd raakt, als er iets voorbij komt waar je direct een oordeel over klaar hebt of als je merkt dat je ongemakkelijk wordt van iets dat je niet geheel begrijpt, ga dan bij jezelf te rade: wat zegt dit over mijn waarden? En - uitgaande van de goede intentie van de ander - wat zou het perspectief van diegene op deze situatie kunnen zijn?

Het verbaast mij hoe relevant interculturele vaardigheden zijn in deze onzekere tijden. Onze huidige situatie vraagt erom dat wij accepteren dat we niet in onze comfortzone zitten, dat we ambiguïteit tolereren, dat we ons flexibel opstellen in gedrag en gedachte door ons te verplaatsen in andermans perspectief en dat we empathie tonen, ondanks de stressvolle omstandigheden. Oftewel, wees aardig voor elkaar.

Als we meer inzichten tegenkomen, zullen we deze met jullie delen. Heb je zelf nog andere inzichten, laat het ons dan vooral weten in een reactie op onze post op Facebook of LinkedIn!