Algemene informatie

U moet uiterlijk 2 maanden voor uw plechtigheid het titelblad uploaden in Hora Finita. Voor het vormgeven van uw titelblad kunt u de onderstaande templates gebruiken. Het door de afdeling Promoties goedgekeurde titelblad neemt u op in de definitieve versie van uw manuscript.

Let op

Wacht met het drukken van uw proefschrift tot het titelblad is goedgekeurd. Lever het titelblad dus op tijd aan.

Templates titelblad proefschrift

U kunt het titelblad als pdf downloaden:

• PhD degree
• Double PhD degree
• Joint Doctoral

Gedrukte versie

De gedrukte versie van uw proefschrift (2 exemplaren en 2 losse exemplaren van de stellingen) kan worden:

• ingeleverd bij de Service Desk van de Universiteitsbibliotheek (Broerstraat 4), of
• gestuurd naar het postadres:
  
  Universiteitsbibliotheek
  Afdeling dissertaties
  Postbus 559
  9700 AN Groningen

Elektronische versie

De elektronische versies van het proefschrift en de stellingen dienen te worden aangeleverd via Hora Finita.

De Universiteitsbibliotheek Groningen (UB) kent sinds 20 juli 2020 geen International Standard Book Numbers (ISBN) meer toe aan proefschriften.

Wat betekent dit?

• Artikel 4.6.2 van het promotiereglement, dat promovendi verplicht om twee ISBN’s voor hun proefschrift aan te vragen, komt hiermee te vervallen.
• Ook het vermelden van de ISBN’s op de ommezijde van de titelpagina (zoals vermeld in bijlage 2, artikel 4.6 van het promotiereglement) is niet meer nodig.

Digital Object Identifier (DOI)

Voor de vindbaarheid van het proefschrift is een DOI (Digital Object Identifier) als identifier tegenwoordig belangrijker. Aan alle proefschriften wordt na inlevering via Hora Finita een DOI toegekend door de UB. De DOI hoeft niet door de promovendus te worden aangevraagd.

Vragen?

Bij vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen via dissertations rug.nl.

Het promotiereglement verplicht de promovendus om de elektronische versie van zijn/haar proefschrift via Hora Finita aan te leveren aan de Bibliotheek Rijksuniversiteit Groningen. De promovendus dient daarbij de via Hora Finita aangeboden licentieovereenkomst te ondertekenen voor niet-exclusieve openbaarmaking van het proefschrift via de Repository Rijksuniversiteit Groningen (zie bijlage 8 van het promotiereglement). Hij/zij behoudt daarbij echter het auteursrecht, waardoor hij/zij voor een eventuele handelseditie bijvoorbeeld zelf een drukker of uitgever kan kiezen.

Als de promovendus volledige zeggenschap heeft over het hele proefschrift, dan kan hij/zij de licentieovereenkomst ondertekenen zonder uitzonderingen.

Als de promovendus geen volledige zeggenschap heeft over het hele proefschrift, dan kan/hij zij de licentieovereenkomst ondertekenen en een of meer van de volgende uitzonderingen aangeven.

1. Het proefschrift bevat materiaal waarover anderen zeggenschap hebben.
   De promovendus moet zorgen dat hij/zij van de rechthebbenden toestemming krijgt om het materiaal beschikbaar te stellen via de Repository Rijksuniversiteit Groningen. De promovendus vermeldt op de licentieovereenkomst bij uitzondering 1 om welk(e) hoofdstuk(ken) het gaat.

2. Het proefschrift bevat in één of meer hoofdstukken materiaal dat aan een uitgever ter publicatie is aangeboden maar dat nog niet is geaccepteerd, of materiaal dat binnen 12 maanden ter publicatie zal worden aangeboden.
   De promovendus vermeldt op de licentieovereenkomst bij uitzondering 2 om welk(e) hoofdstuk(ken) het gaat, waarna de Bibliotheek voor de betreffende hoofdstukken een embargo instelt voor 1 jaar. Als in de loop van dat jaar blijkt dat het embargo verlengd moet worden, dan kan de promovendus daartoe een verzoek indienen via de Bibliotheek Rijksuniversiteit Groningen, zie hieronder bij uitzondering 4.

3. Het proefschrift bevat in één of meer hoofdstukken materiaal dat door een uitgever is gepubliceerd of geaccepteerd voor publicatie.
   De promovendus gaat na of de uitgever ermee instemt dat het materiaal beschikbaar wordt gesteld via de Repository Rijksuniversiteit Groningen. Informatie daarover is voor (met name Engelstalige) tijdschriftartikelen te vinden op de website van SHERPA/RoMEO.
   Als het materiaal níét online beschikbaar mag worden gesteld, dan vermeldt de promovendus op de licentieovereenkomst bij uitzondering 3 om welk(e) hoofdstuk(ken) het gaat. De Bibliotheek stelt dan voor de betreffende hoofdstukken een embargo in voor 1 jaar. Als een langer embargo nodig is, dan dient de promovendus daartoe een verzoek in te dienen via Hora Finita, zie hieronder bij uitzondering 4.

4. Het proefschrift bevat in één of meer hoofdstukken materiaal dat door een uitgever is gepubliceerd of geaccepteerd voor publicatie en waarvoor een embargo langer dan 1 jaar nodig is.
   De promovendus dient via Hora Finita een met redenen omkleed verzoek in, gericht aan de rector magnificus, om in redelijkheid een embargoperiode vast te stellen die langer is dan 1 jaar. Zie uitzondering 4 van de licentieovereenkomst.

Vragen over de licentieovereenkomst

• Bibliotheek Rijksuniversiteit Groningen
• Auteursrechteninformatiepunt RUG

Hoe de promotieplechtigheid eruit ziet en waar u rekening mee moet houden, leest u in het Promotieprotocol voor de promotieplechtigheid.

In het promotiereglement van de Rijksuniversiteit Groningen is een aantal wettelijke bepalingen opgenomen zoals die in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) zijn vastgelegd, alsmede een aantal voorwaarden die door het college voor promoties van de Rijksuniversiteit Groningen zijn vastgesteld. Onder andere is te lezen wie toegang heeft tot de promotie, hoe promotores en co-promotores aangewezen worden, hoe het proefschrift tot stand dient te komen en hoe de beoordelingscommissie en de promotiecommissie worden samengesteld.

Dit reglement geldt vanaf 1 september 2018 en vervangt het oude reglement.

Het nieuwe Reglement is tot stand gekomen in samenspraak met het College voor Promoties en de Graduate Schools van de RUG.

De meest opvallende wijzigingen ten opzichte van het oude Promotiereglement zijn dat:

• per 1 april 2018 het ius promovendi door het College voor Promoties kan worden toegekend aan gepromoveerde universitaire hoofddocenten en dat zij vervolgens ook als promotor kunnen worden benoemd;
• voor universitaire hoofddocenten aan wie het ius promovendi is toegekend geldt, net als voor hoogleraren, dat zij niet meer als copromotor kunnen optreden;
• uitdrukkelijk is opgenomen dat de promovendus promoveert aan de universiteit en niet aan de faculteit;
• de artikelen rondom databeleid van de RUG een update hebben gekregen;
• de artikelen rondom het verlenen van het predicaat Cum Laude zijn verduidelijkt;
• en tot slot de hoofdstukken over gemeenschappelijke (joint) en dubbele (double) doctoraten zijn samengevoegd in één hoofdstuk (hoofdstuk 12).

In het linkermenu vindt u naast een aantal handige formulieren ook een nauwkeurige beschrijving van de gang van zaken tijdens promoties en tevens een handige adressenlijst.

De tijdstippen van de promoties zijn:

• 9:00 uur
• 11:00 uur
• 12:45 uur
• 14:30 uur
• 16:15 uur

Vanaf nu kunt u zelf een promotiedatum reserveren in Hora Finita. Zodra u het manucript in Hora Finita hebt ingevoerd, en de beoordelingscommissie is goedgekeurd en uitgenodigd, ontvangt u een mail dat aangeeft dat u vanaf nu een promotiedatum kunt reserveren in Hora Finita.

Meer informatie: Handleiding reserveren promotiedatum in Hora Finita

U kunt via het Aanvraagformulier Promotie op My University aan het Facilitair Bedrijf doorgeven of u een receptie wilt houden na uw plechtigheid. Het is verstandig om een van de receptiezalen zes weken voor uw promotiedatum te reserveren.

Toegang tot de promotie

• De promotie is openbaar.
• De promotie vindt plaats in de Aula, waar 300 zitplaatsen zijn. Voor de familie van de promovendus zijn er 30 gereserveerde plaatsen. Mocht dit niet voldoende zijn, dan kunt u contact opnemen met de Bode- en Conciërgedienst. Indien het niet mogelijk is de promotie in de Aula te doen plaatsvinden, wordt er indien mogelijk uitgeweken naar de Senaatskamer. In de Senaatskamer zijn maximaal 100 zitplaatsen.
• Kinderen onder de 6 jaar kunnen niet tot de promotieplechtigheid worden toegelaten.
• Het Academiegebouw is via de zij-ingang toegankelijk voor rolstoelgebruikers.
• Er is een bewaakte garderobe.
• Parkeerruimte bij het Academiegebouw: Voor de promovendus wordt een plaats gereserveerd.
• In de nabije omgeving zijn parkeergarages. Voor een routebeschrijving en routeplanner kunt u terecht op de website van de RUG, www.rug.nl bij Adresinformatie & zoeken.

Kleding

Het wordt op prijs gesteld dat de kleding in overeenstemming is met de waarde die de Universiteit aan de plechtigheid hecht.  

Fotograferen

• Tijdens de plechtigheid, de verdediging, mag er niet worden gefotografeerd.

Receptie

Na afloop van de plechtigheid leidt de Pedel, een medewerker van de Bode- en Conciërgedienst, u naar de receptieruimte, dan wel de uitgang indien de receptie elders wordt gehouden.